Kinh doanh online hiện nay đang là xu thế phát triển trong thời đại 4.0, mang đến nguồn lợi nhuận không hề nhỏ cho các nhà đầu tư. Tuy nhiên, mức độ cạnh tranh cũng vô cùng khốc liệt, chưa kể kèm theo đó còn là cả một danh sách dài các công việc cần phải xử lý, thông kê và theo dõi mỗi ngày.
Đây cũng chính là lý do vì sao phần mềm quản lý bán hàng online được ra đời và ngày càng được đông đảo mọi người sử dụng. Vậy tại sao trong kinh doanh online cần sử dụng phần mềm quản lý? Đây ắt hẳn không là câu hỏi của riêng ai khi tìm hiểu hay được nghe nhắc đến về phần mềm này.
1/ Thực trạng kinh doanh online ở Việt Nam
“Kinh doanh online” là cụm từ rất HOT trong những năm trở lại gần đây ở nước ta, đặc biệt là sau sự bùng nổ của nền cách mạng công nghiệp 4.0 và sự ảnh hưởng của các nền kinh tế trên thế giới. Với những yếu tố thay đổi của thị trường cùng với nhu cầu thực tế của người tiêu dùng đã tạo thành điều kiện thuận lợi cho việc phát triển mô hình kinh danh này. Điển hình phải nhắc đến sự đòi hỏi về tính thuận tiện, rút ngắn được khoảng cách về vị trí địa lý và thời gian khi mua sắm cũng như các phương thức thanh toán.
Cùng với sự thay đổi đó, kinh doanh online còn là cơ hội phát triển, tăng thu nhập dành cho bất kì ai. Nếu như trước kia, muốn kinh doanh, khởi nghiệp bạn luôn cần phải chuẩn bị rất nhiều thứ và đặc biệt là phải có vốn nhiều hay mặt bằng kinh doanh. Nhưng với mô hình phát triển này, ngay cả vốn ít hay không có cửa hàng trực tiếp bạn vẫn có thể bắt đâu việc bán hàng của mình thông qua các trang mạng xã hội, website, sàn thương mại điện tử,… Dù đi sau nhiều nước, nhưng chỉ trong vòng 3 – 4 năm gần đây kinh doanh online ở Việt Nam đã có những bước tiến phát triển vượt bậc.
Từ sự hoàn thiện về các hình thức, chất lượng dịch vụ, vận chuyển cho đến các phương thức thanh toán đều được “nâng cấp” rất nhiều và bắt kịp xu thế phát triển trên thế giới. Nhất là khi kinh doanh online còn được ví như “chiếc phao cứu sinh” cho rất nhiều cá nhân cũng như các doanh nghiệp ở thời điểm dịch bệnh hiện tại. Ngay cả trong thời điểm, Covid-19 là tê liệt gần như hoàn toàn rất nhiều lĩnh vực nhưng kinh doanh online vẫn đạt con số tăng trưởng đến 30% của năm ở nước ta. Qua con số này, có thể thấy rằng mô hình kinh doanh online hiện nay không đơn thuần chỉ là xu hướng mà còn là cơ hội rất lớn chúng ta không nên bỏ qua.
2/ Khó khăn khi kinh doanh online không sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Nhắc đến kinh doanh online rất nhiều người sẽ cho rằng “dễ thở”, “nhẹ nhàng” hơn rất nhiều so với mô hình offline. Vì offline cần phải chuẩn bị mặt bằng, hoàn thiện không gian, cân nhắc về giao thông,… mới có thể tạo nên một yếu tố có lợi cho việc thu hút khách hàng cũng như quảng bá thương hiệu của mình. Tuy nhiên, dù không nhất thiết phải có cửa hàng kinh doanh trực tiếp nhưng việc bán hàng online ngày cả với quy mô nhỏ cũng khiến chúng ta phải “đầu tắt mặt tối”.
Đánh giá từ thực tế khách hàng trước khi sử dụng phần mềm của chúng tôi có thể thấy rằng họ gặp không ít những khó khăn. Trước kia công việc quản lý bán hàng hay quản lý nhân viên, kho hàng,… sẽ đều được tiến hành bằng việc sử dụng các phương pháp truyền thống như ghi sổ hay Execl. Nhưng khi công việc ngày càng phát triển thì những cách này lại ngày càng bộc lộ ra nhiều điểm hạn chế. Những khó khăn khi kinh doanh online không sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có thể kể đến như sau:
• Quản lý data khó khăn, không đồng bộ, rời rạc và khó chia sẻ
• Không kiểm soát được nguồn doanh thu chi tiết theo từng sản phẩm, nhân viên
• Không đo lường được chất lượng số marketing chạy về
• Quản lý kho hàng không được tối ưu về nhiều điểm
• Làm hạn chế khả năng quản lý của cả doanh nghiệp
Đây chỉ là một trong những vô vàn những khó khăn mà người kinh doanh online quản lý bán hàng theo các truyền thống khi chưa sử dụng phần mềm gặp phải. Ngoài ra, còn rất nhiều những khó khăn nữa mà khi thực tế trong triển khai mà bạn rất có thể sẽ gặp phải.
3/ Phần mềm quản lý bán hàng là gì? Tại sao trong kinh doanh online cần sử dụng nó?
Phần mềm quản lý bán hàng là gì?
Trong thời buổi công nghệ số phát triển, có rất nhiều phần mềm được ra đời với các mục đích khác nhau và phần mềm quản lý bán hàng cũng chính là một trong những sản phẩm như vậy. Tuy nhiên, ắt hẳn nhiều người cho đến thời điểm hiện tại vẫn còn thắc mắc rất nhiều với câu hỏi “Phần mềm quản lý bán hàng là gì?”. Là chủ đề được chúng tôi nhắc đến trong khuôn khổ bài viết ngày hôm nay. Vì vậy, trước khi lý giải được tính cấp thiết của phần mềm này hãy cùng chúng tôi làm rõ hơn về khái niệm này nhé.
Theo đó, phần mềm quản lý bán hàng là ứng dụng công nghệ được lập trình sẵn với các công cụ hữu ích hỗ trợ tối ưu nhất cho việc quản lý bán hàng của người dùng. Thay vì sử dụng các phương thức truyền thống, các công cụ hay tính năng được tích hợp trong phần mềm sẽ tối ưu hiệu quả trong từng khâu bán hàng tốt hơn rất nhiều. Tất cả sẽ được tạo dựng theo một hệ thống được lập trình sẵn để công việc quản lý bán hàng trở nên thuận tiện nhất có thể. Từ đó, phần mềm quản lý bán hàng được biết đến là một ứng dụng giúp việc giám sát, tổng hợp trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.
Tại sao trong kinh doanh online cần sử dụng phần mềm quản lý?
Đối với những cá nhân, doanh nghiệp chưa sử dụng các phần mềm cho hệ thống kinh doanh của mình chắc chắn lúc này sẽ không khỏi phân bân tại sao trong kinh doanh online lại cần sử dụng đến phần mềm quản lý. Việc kinh doanh online dù không bị giới hạn về khoảng cách hay thời gian nhưng vẫn có một khối lượng công việc không hề nhỏ chút nào. Hơn thế, với những khó khăn mà chúng tôi đã vừa liệt kê ở phần trên thì các bạn có thể hiểu rõ hơn được phần nào.
Như vậy, khi áp dụng phần mềm quản lý bán hàng đối với mô hình kinh doanh online của mình sẽ giải quyết những vấn đề trên một cách tự động, tính chính xác cao và rất nhanh chóng. Ngoài ra, sử dụng phần mềm còn mang đến rất nhiều lợi ích cho người dùng như về thời gian, tính hiệu quả hay khả năng giám sát tổng thể,… mà rất nhiều người thường không chú ý đến. Việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng online ngày càng trở nên phổ biến hơn rất nhiều ở thị trường Việt Nam.
Không chỉ có các công ty, doanh nghiệp lớn mà ngay cả các cá nhân với mô hình bán hàng online của mình cũng không ngần ngại áp dụng loại phần mềm này. Điều này hoàn toàn dễ hiểu khi mô hình ngày càng phát triển, triển khai cùng lúc nhiều kênh bán hàng khác nhau thì những phương thức quản lý truyền thống rất khó đáp ứng một cách đầy đủ. Ngoài ra, không phải lúc nào người chủ, nhà quản lý cũng có mặt tại nơi làm việc để giám sát mọi điều. Nên việc sử dụng không chỉ giúp tối ưu các khâu bán hàng mà còn mang đến sự tiện lợi trong mặt quản lý.
4/ Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online
Như đã đề cập đến ở trên, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online ngoài khả năng giải quyết rất nhiều những khó khăn mà bạn và doanh nghiệp của mình có thể gặp phải trong quá trình phát triển thì nó còn mang lại các lợi ích đầy thiết thực. Đây cũng chính là một trong những lý do vì sao phần mềm này lại ngày càng được nhiều người biết đến, sử dụng và đánh giá cao như vậy.
+ Tiết kiệm về thời gian: Với cách quản lý cũ gần như cả chủ và nhân viên đều mất rất nhiều thời gian để ghi chép, tính toán, tư vấn và việc thống kê đơn hàng, kho hàng,… rất nhiều. Nhưng khi đã nhập data mọi khâu đều được tự động hóa rất nhanh chóng. Ví dụ, bạn bán một đơn hàng thì trong kho sẽ tự động trừ đi, số tiền cũng tự động được tính vào doanh thu.
+ Tối ưu về mặt quản lý một cách chi tiết nhất: Nếu như trước kia nhà quản lý phải mất rất nhiều thời gian để đánh giá về hiệu quả marketing, sản phẩm hay nhân viên thì việc sử dụng phần mềm sẽ giúp điều này được tối ưu nhất. Tất cả đều được lưu trữ một cách rõ ràng để bạn có thể phát triển tốt nhất các nguồn lực của mình.
+ Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên: Sử dụng phần mềm cũng chính là một cách nhằm giảm tải bớt đi áp lực công việc cho nhân viên. Điển hình như khi bán hàng, nhân viên của bạn không cần phải ghi chép lại quá nhiều, nhập data nhiều lần hay check thông báo liên tục. Từ đó, giúp hiệu suất làm việc được nâng cao và có thể tập trung hơn vào các thế mạnh khác của mình.
+ Bảo mật data lâu dài: Rất nhiều công ty, doanh nghiệp thường gặp phải tình trạng khi nhân viên kinh doanh nghỉ thì data khách hàng cũng đi theo. Hay việc sử dụng sổ sách, Execl để lưu trữ thì có thể bị mất cắp, bị xóa bất kì lúc nào. Nhưng khi dùng phần mềm điều này được xử lý một cách triệt để nhất, đặc biệt với tính năng phân quyền chi tiết người dùng sẽ không còn lo lắng về việc data bị đánh cắp mất từ nhân viên của mình.
5/ Phần mềm quản lý bán hàng online cần có những chức năng gì?
Tùy vào mỗi loại phần mềm quản lý bán hàng online khác nhau thì các tính năng sẽ có sự thay đổi nhất định. Vì vậy, đây cũng là lý do vì sao trước khi đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm nào để áp dụng cho mô hình kinh doanh của mình luôn cần phải cân nhắc một cách kỹ lưỡng. Bởi rất có thể phần mềm này có thể rất nổi tiếng, phù hợp với nhiều doanh nghiệp nhưng chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Điều này sẽ phụ thuộc vào các tính năng được tích hợp trong phần mềm cụ thể.
Vì vậy, những tính năng trong một phần mềm quản lý bán hàng online sẽ là yếu tố không cố định. Một phần mềm có thể được tích hợp rất nhiều các chức năng khác nhau hướng đến mục đích sử dụng cụ thể. Điều này sẽ được cân nhắc chi tiết khi bạn lưa chọn phần mềm sử dụng cho mình. Tuy nhiên, về cơ bản một phần mềm quản lý bán hàng online sẽ cần phải có những tính năng như sau:
1. Tính năng quản lý hàng hóa, sản phẩm
2. Tính năng quản lý sales
3. Tính năng quản lý kho vận
4. Tính năng báo cáo quản trị
5. Tính năng quản lý kênh bán hàng
6. Tính năng kết nối vận chuyển
7. Tính năng quản lý nhân viên
8. Tính năng hỗ trợ kế toán
6/ Phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với những mặt hàng nào?
Phần mềm quản lý bán hàng nói chung và phần mềm quản lý bán hàng online nói riêng ngày càng được áp dụng với nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau với các mặt hàng cụ thể. Một trong những tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng chính là phải đáp ứng được nhu cầu sử dụng và phù hợp với mặt hàng của mình. Phần lớn, các phần mềm sẽ được thiết kế để phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh và nhiều mặt hàng khác nhau. Tuy nhiên, nếu thử trải nghiệm và sử dụng thì bạn sẽ nhận thấy rằng sẽ có một số mô hình và mặt hàng thực sự là phù hợp nhất.
Còn lại những mô hình và mặt hàng khác khó có thể khai thác được hết các tính năng cũng như lợi ích mà phần mềm mang lại. Do đó, khi lựa chọn chúng ta còn cần phải tìm hiểu xem phần mềm có dễ dàng tùy biến hay tích hợp thêm các tính năng mở rộng không. Điển hình như phần mềm quản lý bán hàng TUHA của chúng tôi là một trong số ít những loại có khả năng tùy biến, mở rộng và nâng cấp rất cao. Hiện nay, TUHA đang cung cấp giải pháp hiệu quả nhất cho các đơn vị kinh doanh online nổi bật là các sản phẩm như thực phẩm chức năng, thời trang, khóa học, mỹ phẩm,…
7/ Chi phí sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online có tốn kém không?
Ngoài việc cân nhắc đến tính năng, lợi ích và mức độ phù hợp với mô hình kinh doanh thì chi phí là điều mà bất kì ai cũng xem xét kỹ lưỡng trước khi sử dụng phần mềm.Với mục đích sử dụng lâu dài, ngay từ ban đầu việc cân đối mức phí sẽ được tính toán một cách chi tiết nhất. Nhiều cá nhân, doanh nghiệp vì lo ngại các khoản chi phí này sẽ rất tốn kém nên đã lựa chọn các phần mềm miễn phí. Tuy nhiên, đây sẽ là một quyết định sai lầm ngoài trừ nếu như bạn muốn trải nghiệm để đánh giá trước.
Nếu sử dụng phần mềm miễn phí lâu dài sẽ kéo theo rất nhiều hệ luy ảnh hưởng tiêu cực đến người dùng. Thực tế, chi phí sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ phụ thuộc theo gói dịch vụ mà bạn lựa chọn ở các đơn vị. Hiện nay, các đơn vị sẽ xây dựng rất nhiều gói với mức giá khác nhau để khách hàng của mình có thể lựa chọn và tối ưu nhất về chi phí. Ngoài ra, có thể bạn chưa biết phần mềm quản lý bán hàng online bao giờ cũng có mức chi phí tiết kiệm hơn rất nhiều so phần mềm quản lý bán hàng offline vì liên quan đến thiết bị sử dụng.
Trên đây là những giải đáp cụ thể nhất cho câu hỏi “Tại sao trong kinh doanh online cần sử dụng phần mềm quản lý?” mà chúng tôi đã nhận được rất nhiều từ bạn đọc trong thời gian gần đây. Mong rằng với những chia sẻ ngày hôm nay sẽ giúp bạn có được cái nhìn chính xác nhất về phần mềm này. Từ đó có thể cân nhắc cho nhu cầu sử dụng thực tế của mình, bởi công nghệ ra đời mục đích chính là hỗ trợ công việc, cuộc sống của chúng ta ngày càng trở nên tiện lợi và tốt hơn.
