Cuối năm luôn là thời điểm cao điểm của mọi shop online: đơn tăng đột biến, khách hàng mua sắm nhiều, chương trình khuyến mãi liên tục. Điều này dễ khiến kho hàng quá tải, nhân sự xử lý không kịp và vận chuyển bị ùn ứ. Để chiến dịch cuối năm chạy trơn tru, bạn cần chuẩn bị sớm và chuẩn hóa quy trình.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp shop vận hành hiệu quả mà không bị “vỡ trận”.
1. Chuẩn bị kho hàng: tối ưu trước – đỡ rối khi đơn tăng
1.1. Dự báo nhu cầu & chuẩn hàng sớm
Xem dữ liệu bán hàng các tháng trước.
Xác định sản phẩm bán tốt, sản phẩm sắp hết hàng.
Làm việc với nhà cung cấp để nhập trước ít nhất 2–4 tuần.
1.2. Sắp xếp lại layout kho
Phân loại sản phẩm theo nhóm, kích thước, tần suất bán.
Đặt sản phẩm bán chạy ở vị trí dễ lấy nhất.
Gắn mã SKU rõ ràng để nhân viên mới cũng tìm được.
1.3. Kiểm kho và cập nhật tồn
Xử lý sản phẩm lỗi, hư.
Cập nhật tồn kho chính xác trên phần mềm để tránh hết hàng khi khách đặt.
1.4. Chuẩn hóa quy trình đóng gói
Chuẩn bị sẵn hộp, băng keo, phiếu đóng gói.
Đặt quy chuẩn: kích thước hộp, cách dán tem, cách bảo vệ sản phẩm dễ vỡ.
Tạo video hướng dẫn nội bộ để nhân viên làm nhanh và đúng.
2. Chuẩn bị nhân lực: đủ người – đúng việc – rõ quy trình
2.1. Tuyển thêm nhân sự thời vụ
Cuối năm đơn tăng mạnh, shop nên chủ động:
Tuyển thêm 1–3 nhân sự soạn hàng hoặc đóng gói.
Đào tạo nhanh trong 1–2 ngày với checklist công việc rõ ràng.
2.2. Chia ca hợp lý
Sắp ca làm việc linh hoạt theo khung giờ nhiều đơn.
Tăng ca theo mức lương rõ ràng để nhân sự yên tâm làm việc.
2.3. Chuẩn bị trước kịch bản xử lý quá tải
Ví dụ:
Nếu đơn tăng trên 150%, điều động thêm nhân viên từ bộ phận khác.
Nếu kho tắc nghẽn, ưu tiên xử lý đơn giá trị cao trước.
2.4. Sử dụng công cụ hỗ trợ
Phần mềm in đơn hàng hàng loạt.
Quét mã vạch để tránh nhầm đơn.
Tự động hóa báo cáo để giảm tải cho nhân viên.
3. Chuẩn bị vận chuyển: phối hợp chặt – giảm rủi ro giao trễ
3.1. Liên hệ đơn vị vận chuyển trước
Thông báo dự kiến số lượng đơn trong tuần cao điểm.
Hỏi về thời gian lấy hàng tăng cường.
Kiểm tra phí ship mùa cao điểm để tránh phát sinh.
3.2. Chia đơn cho nhiều hãng vận chuyển
Không phụ thuộc vào một hãng, giúp:
Giảm rủi ro chậm trễ.
So sánh tốc độ và chất lượng giao hàng.
Xử lý nhanh hơn khi đơn tăng.
3.3. Tối ưu khung giờ đóng và gửi đơn
Đóng gói theo đợt: 9h – 14h – 17h.
Hạn chế đóng đơn sát giờ lấy hàng.
3.4. Theo dõi trạng thái giao hàng liên tục
Kiểm soát đơn chờ lấy, đang giao, giao chậm.
Chủ động nhắn khách khi đơn gặp sự cố.
Tối ưu tỷ lệ giao thành công.
4. Lập kế hoạch tổng thể theo Timeline
| Thời điểm | Công việc |
|---|---|
| Trước chiến dịch 30 ngày | Kiểm kho, sắp xếp lại layout, dự báo nhu cầu, làm việc với nhà cung cấp |
| Trước chiến dịch 15 ngày | Tuyển nhân sự thời vụ, đào tạo, chuẩn hóa quy trình đóng gói |
| Trước chiến dịch 7 ngày | Kiểm tra vận chuyển, set KPI, phân lịch làm việc |
| Trong chiến dịch | Theo dõi đơn theo ngày, điều phối nhân lực linh hoạt |
| Sau chiến dịch | Tổng kết tồn kho, đánh giá hiệu suất, rút kinh nghiệm |
Kết luận
Một chiến dịch cuối năm thành công không đến từ may mắn mà từ chuẩn bị kỹ lưỡng. Khi kho hàng, nhân lực và vận chuyển được tối ưu từ trước, shop sẽ xử lý đơn nhanh, hạn chế sai sót và tăng doanh thu mạnh mẽ.
