Nhập lại thông tin khách hàng, đơn hàng hoặc báo cáo trên nhiều công cụ có thể tạo ra những khoản lãng phí khó nhận thấy. Ngoài thời gian thao tác, doanh nghiệp còn phải đối mặt với nguy cơ sai lệch dữ liệu và khó khăn khi đối chiếu. Giải pháp không chỉ là nhập nhanh hơn, mà là xem lại cách thông tin được ghi nhận và sử dụng giữa các bộ phận.
Một thông tin, nhiều lần nhập liệu
Hãy hình dung khách hàng cung cấp số điện thoại và thông tin đặt hàng.
Nhân viên bán hàng ghi nhận vào một bảng tính. Sau đó, bộ phận xử lý đơn nhập lại dữ liệu vào phần mềm quản lý. Cuối ngày, nhân viên tổng hợp tiếp tục sao chép thông tin vào báo cáo.
Cùng một dữ liệu nhưng được nhập ở nhiều nơi, bởi nhiều người và vào những thời điểm khác nhau.
Nếu quy trình này diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp đang dành một phần thời gian làm việc cho những thao tác không tạo ra thêm giá trị thông tin.
Tình trạng này thường không gây chú ý khi số lượng giao dịch còn ít. Nhưng khi lượng khách hàng và đơn hàng tăng lên, số lần nhập lại cũng tăng theo.
Vấn đề không chỉ là nhân viên mất bao nhiêu phút để nhập dữ liệu. Vấn đề là doanh nghiệp đang tổ chức công việc theo cách khiến cùng một thông tin phải được xử lý nhiều lần.
4 chi phí ẩn của việc nhập lại dữ liệu
1. Thời gian bị tiêu tốn cho thao tác lặp lại
Mỗi lần sao chép, nhập liệu hoặc đối chiếu đều cần thời gian.
Một thao tác riêng lẻ có thể chỉ mất vài phút. Nhưng nếu lặp lại hàng chục hoặc hàng trăm lần mỗi ngày, tổng thời gian có thể trở nên đáng kể.
Khoảng thời gian này đáng lẽ có thể được sử dụng để tư vấn khách hàng, xử lý đơn hàng, kiểm tra chất lượng hoặc giải quyết những công việc cần phán đoán của con người.
Doanh nghiệp không nhất thiết cần yêu cầu nhân viên thao tác nhanh hơn. Có thể cần giảm số lần phải thực hiện cùng một thao tác.
2. Nguy cơ sai lệch thông tin tăng lên
Mỗi lần nhập lại là một lần dữ liệu có thể bị sai.
Nhân viên có thể nhập nhầm số điện thoại, sai mã đơn, thiếu thông tin sản phẩm hoặc bỏ sót một trường dữ liệu.
Khi các bản ghi không khớp nhau, doanh nghiệp phải kiểm tra lại để xác định thông tin nào chính xác.
Với dữ liệu khách hàng, sai lệch còn có thể ảnh hưởng đến quá trình chăm sóc và liên hệ sau đó.
3. Khó xác định đâu là dữ liệu mới nhất
Giả sử thông tin khách hàng được lưu trong ba bảng khác nhau.
Một nhân viên cập nhật số điện thoại mới ở bảng thứ nhất nhưng quên cập nhật hai bảng còn lại.
Khi nhân viên khác tra cứu, họ có thể sử dụng thông tin cũ mà không biết dữ liệu đã thay đổi.
Tình trạng này tạo ra nhiều phiên bản thông tin, khiến việc quản lý và đối chiếu trở nên khó khăn.
4. Báo cáo mất thời gian nhưng vẫn có thể thiếu chính xác
Khi dữ liệu nằm ở nhiều nơi, nhân viên thường phải tổng hợp thủ công trước khi lập báo cáo.
Nếu các nguồn dữ liệu sử dụng tiêu chí khác nhau hoặc chưa được cập nhật đồng bộ, kết quả tổng hợp có thể không phản ánh chính xác tình hình thực tế.
Quản lý khi đó phải dành thêm thời gian kiểm tra số liệu trước khi đưa ra quyết định.
Vì sao doanh nghiệp vẫn phải nhập lại thông tin?
Không phải mọi trường hợp nhập lại đều có thể loại bỏ. Một số hệ thống phục vụ những mục đích khác nhau hoặc yêu cầu dữ liệu riêng.
Tuy nhiên, việc nhập lại thường xuyên có thể bắt nguồn từ ba vấn đề.
Dữ liệu bị phân tán: mỗi bộ phận sử dụng một công cụ riêng và không có cách chia sẻ thông tin phù hợp.
Quy trình chưa rõ: nhân viên không biết dữ liệu nào đã được ghi nhận, cần cập nhật ở đâu và ai chịu trách nhiệm.
Hệ thống chưa được kết nối phù hợp: các công cụ không trao đổi dữ liệu với nhau, khiến đội ngũ phải chuyển thông tin bằng thao tác thủ công.
Trước khi đầu tư thêm công cụ, doanh nghiệp nên xác định nguyên nhân chính thuộc nhóm nào. Nếu vấn đề nằm ở quy trình, chỉ bổ sung phần mềm mà không thay đổi cách làm có thể khiến việc nhập liệu vẫn tiếp diễn.
Làm thế nào để giảm thao tác nhập lại?
Bước 1: Liệt kê những thông tin thường xuyên bị nhập nhiều lần
Bắt đầu với các dữ liệu xuất hiện trong nhiều công đoạn như thông tin khách hàng, thông tin đơn hàng, dữ liệu sản phẩm hoặc báo cáo công việc.
Ghi nhận dữ liệu được nhập ở đâu, bởi ai và phục vụ mục đích gì.
Việc này giúp xác định thao tác nào thực sự cần thiết và thao tác nào chỉ phát sinh vì quy trình chưa được tổ chức hợp lý.
Bước 2: Xác định nơi ghi nhận thông tin chính
Với từng loại dữ liệu, cần thống nhất nơi được sử dụng làm nguồn thông tin chính.
Khi cần cập nhật, nhân viên phải biết cập nhật ở đâu để những người liên quan có thể sử dụng đúng thông tin.
Điều này giúp hạn chế việc mỗi bộ phận tự duy trì một phiên bản dữ liệu riêng mà không có quy tắc đối chiếu.
Bước 3: Tìm cách tái sử dụng dữ liệu đã có
Nếu hệ thống hiện tại hỗ trợ chia sẻ hoặc kết nối dữ liệu, doanh nghiệp có thể tận dụng để giảm thao tác sao chép.
Tuy nhiên, cần kiểm tra quyền truy cập, cách đồng bộ và trách nhiệm cập nhật trước khi triển khai. Không phải dữ liệu nào cũng nên được chia sẻ cho mọi người.
Bước 4: Kiểm tra hiệu quả sau khi thay đổi
Có thể theo dõi số lần nhập lại, thời gian tổng hợp, số lỗi dữ liệu hoặc thời gian cần để hoàn thành một quy trình.
Những chỉ số này giúp doanh nghiệp xác định việc điều chỉnh có thực sự giảm lãng phí hay chỉ chuyển thao tác từ bộ phận này sang bộ phận khác.
Quản lý tập trung giúp giảm sự phân tán trong vận hành
Với hoạt động bán hàng, thông tin khách hàng, đơn hàng, sản phẩm và tồn kho thường liên quan chặt chẽ với nhau.
Nếu mỗi phần được quản lý bằng một công cụ riêng, nhân viên có thể phải chuyển dữ liệu qua lại nhiều lần.
TUHA hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung các hoạt động bán hàng, bao gồm đơn hàng, sản phẩm, tồn kho, thông tin khách hàng và báo cáo. Việc quản lý trên một hệ thống giúp đội ngũ thuận tiện hơn khi theo dõi dữ liệu liên quan đến quá trình bán hàng, đồng thời giảm nhu cầu đối chiếu thủ công giữa nhiều bảng riêng lẻ trong phạm vi hệ thống hỗ trợ.
Dù vậy, doanh nghiệp vẫn cần xác định quy trình nhập liệu, quyền cập nhật và cách xử lý các trường hợp dữ liệu chưa khớp nhau.
Đừng chỉ tối ưu tốc độ nhập liệu
Nếu một nhân viên mất 5 phút để nhập thông tin vào một công cụ, rút ngắn xuống còn 3 phút có thể giúp tiết kiệm thời gian.
Nhưng nếu quy trình khiến nhân viên phải nhập cùng thông tin ở ba nơi, giải quyết được thao tác trùng lặp có thể tạo ra tác động lớn hơn.
Vì vậy, khi rà soát hiệu suất vận hành, doanh nghiệp nên đặt câu hỏi:
Thông tin này có thực sự cần được nhập lại không, hay hệ thống và quy trình đang buộc nhân viên làm một việc nhiều lần?
Khi dữ liệu được tổ chức hợp lý và có thể tái sử dụng, đội ngũ sẽ giảm bớt công việc thủ công, hạn chế sai lệch và có thêm thời gian cho những hoạt động tạo ra giá trị thực sự.
