Doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều báo cáo, bảng tính và chỉ số nhưng vẫn khó xác định nguyên nhân khiến kết quả kinh doanh thay đổi. Quản trị bằng dữ liệu không nằm ở số lượng con số được thu thập, mà ở khả năng lựa chọn đúng chỉ số, đặt câu hỏi phù hợp và biến thông tin thành hành động cụ thể.
Có nhiều báo cáo nhưng vẫn khó đưa ra quyết định
Cuối tháng, doanh nghiệp có báo cáo doanh thu, số lượng đơn hàng, chi phí quảng cáo, tồn kho và hiệu suất nhân viên.
Mỗi báo cáo đều chứa thông tin hữu ích. Nhưng khi doanh thu giảm, người quản lý vẫn chưa chắc biết nguyên nhân nằm ở đâu.
Doanh thu giảm vì ít khách mua hơn? Vì giá trị mỗi đơn hàng thấp hơn? Vì tỷ lệ chuyển đổi giảm? Hay vì một số sản phẩm chủ lực không còn bán tốt như trước?
Nếu chỉ nhìn vào con số doanh thu tổng, doanh nghiệp biết kết quả đã thay đổi nhưng chưa biết cần điều chỉnh điều gì.
Đây là khoảng cách giữa việc có dữ liệu và sử dụng dữ liệu để quản trị.
3 sai lầm khiến dữ liệu không hỗ trợ được quyết định
1. Theo dõi quá nhiều chỉ số nhưng không xác định mục tiêu
Một báo cáo có thể chứa hàng chục chỉ số. Tuy nhiên, không phải chỉ số nào cũng quan trọng như nhau tại cùng một thời điểm.
Nếu mục tiêu hiện tại là cải thiện tỷ lệ chuyển đổi, doanh nghiệp cần ưu tiên những chỉ số phản ánh quá trình khách đi từ quan tâm đến mua hàng.
Nếu mục tiêu là giảm hàng tồn, cần xem xét lượng tồn, tốc độ bán và kế hoạch nhập hàng.
Khi không có câu hỏi quản trị rõ ràng, doanh nghiệp dễ dành thời gian đọc báo cáo mà không xác định được hành động cần thực hiện.
Cách cải thiện: Bắt đầu từ mục tiêu, sau đó lựa chọn những chỉ số trực tiếp giúp đánh giá tiến độ đạt mục tiêu đó.
2. Chỉ nhìn kết quả cuối cùng
Doanh thu, lợi nhuận hoặc tổng số đơn hàng cho biết kết quả kinh doanh, nhưng không phải lúc nào cũng giải thích được nguyên nhân.
Ví dụ, doanh thu giảm có thể xuất phát từ số đơn giảm, giá trị đơn trung bình thấp hơn hoặc tỷ lệ khách mua hàng thay đổi.
Nếu chỉ nhìn doanh thu, doanh nghiệp có thể đưa ra biện pháp không phù hợp, chẳng hạn tăng ngân sách quảng cáo trong khi vấn đề thực sự nằm ở tỷ lệ chuyển đổi.
Cách cải thiện: Khi một chỉ số thay đổi, hãy tìm những chỉ số liên quan đến quá trình tạo ra kết quả đó. Mục tiêu là xác định nguyên nhân có khả năng giải thích sự thay đổi, thay vì vội vàng kết luận.
3. Số liệu không thống nhất giữa các nguồn
Một bộ phận báo cáo theo số đơn đã tạo, bộ phận khác báo cáo theo số đơn đã xác nhận. Nếu hai bên sử dụng định nghĩa khác nhau, các con số có thể không khớp dù đều được tính đúng theo cách riêng.
Tương tự, dữ liệu từ nhiều file hoặc hệ thống khác nhau có thể chưa được cập nhật cùng thời điểm.
Trước khi so sánh, doanh nghiệp cần biết mỗi chỉ số được tính như thế nào, lấy dữ liệu từ đâu và thuộc khoảng thời gian nào.
Cách cải thiện: Thống nhất định nghĩa chỉ số, nguồn dữ liệu và thời điểm cập nhật. Khi số liệu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân trước khi dùng chúng để ra quyết định.
Muốn đọc dữ liệu hiệu quả, hãy bắt đầu bằng câu hỏi
Thay vì mở báo cáo rồi tìm xem có gì đáng chú ý, người quản lý có thể bắt đầu bằng một câu hỏi cụ thể.
Nếu doanh thu đang giảm
Không chỉ hỏi “Doanh thu giảm bao nhiêu?”, mà cần xem:
Số lượng đơn hàng thay đổi thế nào?
Giá trị trung bình mỗi đơn có thay đổi không?
Sản phẩm hoặc kênh bán nào đóng góp nhiều vào mức giảm?
Sự thay đổi diễn ra trong thời điểm nào?
Những câu hỏi này giúp thu hẹp phạm vi cần kiểm tra.
Nếu chi phí quảng cáo tăng
Cần xem chi phí tăng có đi kèm với lượng đơn hoặc doanh thu tăng hay không. Nếu chi phí tăng nhưng kết quả không cải thiện tương ứng, doanh nghiệp cần kiểm tra hiệu quả theo từng chiến dịch hoặc nhóm khách hàng.
Không nên chỉ nhìn tổng chi phí để quyết định tăng hay giảm ngân sách.
Nếu tồn kho tăng
Cần xem sản phẩm nào đang tồn nhiều, tốc độ bán thay đổi ra sao và liệu kế hoạch nhập hàng có phù hợp với nhu cầu thực tế hay không.
Một con số tồn kho tổng có thể che khuất việc một số sản phẩm bán tốt trong khi những sản phẩm khác nằm lâu trong kho.
Một quy trình đơn giản để biến dữ liệu thành hành động
Bước 1: Xác định mục tiêu. Doanh nghiệp muốn cải thiện doanh thu, giảm chi phí, tăng hiệu suất hay giải quyết vấn đề nào?
Bước 2: Chọn chỉ số liên quan. Ưu tiên những chỉ số trực tiếp phản ánh mục tiêu, không cần đưa tất cả dữ liệu vào cùng một báo cáo.
Bước 3: Tìm sự thay đổi bất thường. So sánh với giai đoạn trước hoặc mục tiêu đã đặt ra, đồng thời đảm bảo các giai đoạn được so sánh theo cùng một cách tính.
Bước 4: Kiểm tra nguyên nhân. Phân tích theo sản phẩm, kênh, nhóm khách hàng hoặc công đoạn khi dữ liệu cho phép.
Bước 5: Xác định hành động và theo dõi kết quả. Mỗi phát hiện quan trọng nên dẫn đến một bước xử lý cụ thể, có người phụ trách và thời điểm đánh giá lại.
Quy trình này giúp dữ liệu trở thành đầu vào cho quyết định thay vì chỉ là nội dung được tổng hợp định kỳ.
Tập trung dữ liệu giúp việc theo dõi thuận tiện hơn
Trong hoạt động bán hàng, thông tin về đơn hàng, sản phẩm, tồn kho, khách hàng và doanh thu có liên hệ chặt chẽ với nhau.
Nếu dữ liệu được lưu ở nhiều nơi, doanh nghiệp phải mất thêm thời gian đối chiếu trước khi có thể phân tích.
TUHA hỗ trợ quản lý tập trung các hoạt động bán hàng, bao gồm đơn hàng, sản phẩm, tồn kho, khách hàng và báo cáo. Điều này giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi theo dõi thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh trên cùng hệ thống.
Tuy nhiên, công cụ không tự quyết định chỉ số nào quan trọng. Doanh nghiệp vẫn cần xác định mục tiêu quản trị, thống nhất cách tính và lựa chọn những thông tin thực sự cần thiết.
Báo cáo tốt phải dẫn đến câu hỏi và hành động tốt hơn
Một báo cáo dài không tự động tạo ra quyết định chính xác. Một bảng điều khiển có nhiều chỉ số cũng không thay thế được việc hiểu mục tiêu kinh doanh.
Điều quan trọng là người quản lý có thể nhìn vào dữ liệu để nhận biết điều gì đang thay đổi, xác định nguyên nhân cần kiểm tra và lựa chọn hành động phù hợp.
Đừng hỏi doanh nghiệp đang có bao nhiêu dữ liệu. Hãy hỏi dữ liệu hiện tại đã giúp trả lời được câu hỏi quản trị nào và quyết định tiếp theo sẽ dựa trên thông tin gì.
