Trong một hệ thống bán hàng online, đặc biệt là khi quy mô ngày càng mở rộng, việc phân quyền rõ ràng cho từng nhân viên không chỉ giúp tối ưu vận hành, mà còn giảm thiểu sai sót, bảo mật dữ liệu và tăng hiệu suất làm việc.
Thực tế, nhiều shop gặp các vấn đề nghiêm trọng chỉ vì… phân quyền không đúng:
- Nhân viên sửa đơn hàng không đúng trách nhiệm
- Xem được thông tin không liên quan, gây rối loạn dữ liệu
- Tình trạng “tranh đơn” hoặc trùng thao tác xử lý
- Sale thao tác nhầm, gán đơn sai, mất dấu đơn
Vậy làm sao để phân quyền nhân viên đúng – đủ – hiệu quả?
1. Xác định rõ vai trò và chức năng từng vị trí
Trước khi phân quyền, chủ shop cần xác định rõ:
Ai là người tạo đơn (MKT hoặc CSKH)?
Ai là người xử lý đơn (Sale)?
Ai có quyền chia/gán đơn (Trưởng nhóm/Admin)?
Ai được xem báo cáo – kho – công nợ?
✅ Lưu ý: Không phải ai cũng cần toàn quyền. Phân quyền càng chi tiết, càng dễ kiểm soát và tránh rủi ro.
2. Thiết lập quyền thao tác theo từng trạng thái đơn
Một tính năng mạnh mẽ trên phần mềm Tuha là cho phép thiết lập quyền thao tác đơn theo trạng thái:
🔒 Ví dụ:
- Trạng thái “Chờ xác nhận”: Chỉ Sale được sửa
- Trạng thái “Đã đóng gói”: Không ai được sửa đơn, chỉ Admin được cập nhật
- Trạng thái “Hoàn hàng”: CSKH có quyền ghi chú & xử lý
💡 Việc khóa quyền ở từng giai đoạn sẽ giảm tối đa lỗi thao tác, tránh việc sửa nhầm đơn đã xử lý.
3. Phân quyền kho số – Giao đúng người, đúng phạm vi
Trong hệ thống Tuha, Kho số thả nổi cho phép nhân viên tự nhận đơn chưa được xử lý. Tuy nhiên, nếu không kiểm soát quyền truy cập:
- Nhân viên có thể lấy nhầm đơn không thuộc nhóm
- Giao đơn cho người không có trách nhiệm
✅ Cách khắc phục:
- Phân quyền “Kho số thả nổi theo nhóm” – chỉ nhân viên trong nhóm mới thấy đơn
- Phân quyền “Gán lại đơn” cho trưởng nhóm, tránh việc sale tự ý chuyển đơn không hợp lệ
- Ghi nhận đầy đủ lịch sử thao tác → dễ kiểm soát và đánh giá hiệu suất
4. Giới hạn quyền truy cập báo cáo, công nợ, tồn kho
Không phải ai cũng cần xem:
- Doanh thu toàn shop
- Công nợ khách hàng
- Chi tiết tồn kho
✅ Với Tuha, bạn có thể tùy chỉnh từng loại quyền cho từng tài khoản:
- Nhân viên sale: chỉ xem đơn hàng của mình
- Trưởng nhóm: xem đơn nhóm phụ trách
- Admin: toàn quyền
- CSKH: quyền xem công nợ & lịch sử mua hàng
🎯 Điều này không chỉ giúp bảo mật dữ liệu mà còn giúp nhân viên tập trung đúng phần việc của mình.
5. Dễ dàng thiết lập – chỉnh sửa – thu hồi quyền khi cần
Trên Tuha, hệ thống phân quyền linh hoạt và dễ sử dụng, chỉ vài thao tác là có thể:
- Tạo quyền mới theo vai trò cụ thể
- Gán quyền cho nhân viên cũ/mới
- Thu hồi – chỉnh sửa quyền bất kỳ lúc nào
- Kiểm tra lịch sử thao tác để truy vết sự cố
Kết luận
Một quy trình bán hàng chỉ hiệu quả khi mỗi người làm đúng việc – đúng quyền – đúng trách nhiệm.
Việc phân quyền nhân viên rõ ràng không chỉ giúp giảm thiểu sai sót, mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch trong vận hành.
💡 Tuha – phần mềm quản lý đơn hàng cho phép bạn phân quyền chi tiết đến từng thao tác, từng trạng thái đơn hàng, từng nhóm người.
📲 Trải nghiệm ngay để bảo vệ shop của bạn khỏi rủi ro sai sót và vận hành trơn tru, chuyên nghiệp hơn mỗi ngày!