Quy mô kinh doanh tăng nhưng cách vận hành không thay đổi có thể khiến dữ liệu phân tán, công việc khó kiểm soát và gánh nặng quản lý ngày càng lớn.
Tăng trưởng đáng lẽ phải giúp doanh nghiệp mạnh hơn
Một shop bắt đầu với vài đơn hàng mỗi ngày.
Chủ shop có thể trực tiếp kiểm tra đơn, trao đổi với khách hàng và giao việc cho nhân viên.
Mọi thứ tương đối đơn giản.
Nhưng khi shop phát triển, số lượng đơn hàng tăng lên, khách hàng nhiều hơn, đội ngũ lớn hơn và nhiều kênh bán hàng được triển khai.
Lúc này, một nghịch lý có thể xuất hiện:
Doanh thu tăng nhưng việc quản lý lại trở nên nặng nề hơn.
Vì sao quy mô càng lớn, việc quản lý càng phức tạp?
Nguyên nhân thường không nằm ở việc doanh nghiệp có quá nhiều hoạt động.
Vấn đề là những hoạt động đó chưa được kết nối thành một hệ thống.
Thông tin đơn hàng có thể nằm ở một nơi.
Dữ liệu khách hàng nằm ở nơi khác.
Công việc được trao đổi trong nhóm chat.
Nhân viên cập nhật tiến độ theo những cách khác nhau.
Người quản lý phải liên tục hỏi:
“Đơn này đang ở đâu?”
“Việc này đã xử lý chưa?”
“Khách này đã được chăm sóc chưa?”
“Nhân viên nào đang phụ trách?”
Khi số lượng công việc tăng lên, những câu hỏi nhỏ như vậy có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian quản lý.
Cách vận hành cũ không phải lúc nào cũng phù hợp với quy mô mới
Một phương pháp có thể rất hiệu quả khi doanh nghiệp có 5 người.
Nhưng chưa chắc phù hợp khi đội ngũ có 20 hoặc 50 người.
Tương tự, một file Excel có thể đủ khi mỗi ngày chỉ có vài chục đơn hàng.
Nhưng khi số lượng đơn tăng lên hàng trăm hoặc hàng nghìn, việc quản lý thủ công sẽ trở nên khó khăn hơn.
Vì vậy, tăng trưởng không chỉ cần thêm nguồn lực.
Tăng trưởng còn cần thay đổi cách vận hành.
Hệ thống giúp giảm gánh nặng quản lý như thế nào?
Một hệ thống quản lý phù hợp có thể giúp doanh nghiệp tập trung những hoạt động quan trọng về một nơi.
Dữ liệu bán hàng được quản lý tập trung.
Thông tin khách hàng được lưu trữ có hệ thống.
Công việc được phân công và theo dõi rõ ràng.
Các bộ phận có thể phối hợp dựa trên cùng một nguồn thông tin.
Khi đó, người quản lý không cần dành quá nhiều thời gian để “đi hỏi thông tin”.
Thay vào đó, thông tin cần thiết có thể được theo dõi trực tiếp trên hệ thống.
Tăng trưởng mà không tăng gánh nặng quản lý
Một doanh nghiệp tốt không chỉ là doanh nghiệp bán được nhiều hơn.
Đó còn là doanh nghiệp có khả năng xử lý quy mô lớn hơn mà không khiến bộ máy vận hành trở nên quá tải.
Khi shop phát triển, câu hỏi không nên chỉ là:
“Làm sao để có thêm đơn?”
Mà còn phải là:
“Hệ thống hiện tại có đủ khả năng quản lý số đơn hàng đó không?”
Đây là nền tảng để tăng trưởng không trở thành áp lực vận hành.
