Khi đơn hàng, sản phẩm, tồn kho và thông tin khách hàng được quản lý bằng nhiều công cụ riêng lẻ, doanh nghiệp phải dành thêm thời gian để đối chiếu và tổng hợp dữ liệu. TUHA hỗ trợ tập trung các hoạt động bán hàng trên một hệ thống, giúp đội ngũ thuận tiện hơn trong xử lý công việc và theo dõi tình hình kinh doanh.
Bán hàng qua nhiều kênh nhưng dữ liệu lại nằm ở nhiều nơi
Khi hoạt động kinh doanh phát triển, doanh nghiệp thường bổ sung thêm kênh bán hàng, nhân sự và công cụ quản lý.
Đơn hàng được tiếp nhận từ nhiều nguồn. Thông tin sản phẩm được lưu trong bảng tính. Tồn kho được cập nhật riêng. Dữ liệu khách hàng nằm trong một công cụ khác. Cuối ngày, nhân viên phải tổng hợp để quản lý nắm được kết quả.
Cách làm này có thể phù hợp khi lượng giao dịch còn ít. Nhưng khi số lượng đơn tăng, việc nhập liệu và đối chiếu thủ công cũng tăng theo.
Một đơn hàng đã được xử lý nhưng bảng theo dõi chưa cập nhật. Số lượng tồn kho ở hai nơi không khớp nhau. Nhân viên phải tìm lại thông tin khách hàng trước khi tiếp tục tư vấn.
Những công việc nhỏ này có thể cộng dồn thành một lượng thời gian đáng kể.
Vấn đề không chỉ là doanh nghiệp có bao nhiêu công cụ, mà là thông tin giữa các hoạt động bán hàng có được quản lý nhất quán hay không.
3 khó khăn khi hoạt động bán hàng bị phân tán
1. Mất thời gian tổng hợp thông tin
Khi mỗi bộ phận theo dõi bằng một bảng riêng, quản lý phải ghép dữ liệu để biết tổng số đơn, tình hình xử lý hoặc kết quả bán hàng.
Nếu các nguồn cập nhật vào những thời điểm khác nhau, số liệu tổng hợp có thể chưa phản ánh đầy đủ tình hình hiện tại.
Nhân viên cũng phải dành thời gian kiểm tra lại dữ liệu thay vì tập trung vào công việc chính.
2. Khó theo dõi đơn hàng và tồn kho cùng lúc
Thông tin đơn hàng và tồn kho có mối liên hệ trực tiếp.
Nếu dữ liệu không được quản lý phù hợp, đội ngũ có thể gặp khó khăn khi kiểm tra sản phẩm cần chuẩn bị, xác nhận số lượng hoặc rà soát những trường hợp có chênh lệch.
Khi phát sinh vấn đề, nhân viên phải kiểm tra nhiều nguồn để tìm thông tin chính xác.
3. Khó có cái nhìn đầy đủ về hoạt động kinh doanh
Doanh thu, đơn hàng, khách hàng và sản phẩm không phải những phần hoàn toàn tách biệt.
Một thay đổi trong nhu cầu khách hàng có thể ảnh hưởng đến số đơn. Tình hình tồn kho có thể tác động đến khả năng đáp ứng nhu cầu. Kết quả kinh doanh cũng cần được xem xét cùng dữ liệu liên quan để hiểu rõ hơn.
Nếu thông tin nằm rải rác, quản lý khó kết nối các dữ liệu này để đưa ra quyết định.
TUHA hỗ trợ quản lý bán hàng tập trung hơn
TUHA cung cấp các chức năng phục vụ hoạt động quản lý bán hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi những thông tin quan trọng trên cùng một hệ thống.
Quản lý đơn hàng
Đơn hàng được tập trung để đội ngũ thuận tiện hơn trong việc tiếp nhận, theo dõi và xử lý.
Thay vì phải kiểm tra nhiều bảng dữ liệu riêng biệt, nhân viên có thể làm việc với thông tin đơn hàng theo quy trình quản lý của doanh nghiệp.
Quản lý sản phẩm và tồn kho
Thông tin sản phẩm và số lượng tồn được quản lý cùng hệ thống bán hàng, hỗ trợ đội ngũ theo dõi dữ liệu liên quan đến việc xử lý đơn.
Việc cập nhật và kiểm tra thông tin cần được thực hiện theo quy trình phù hợp để hạn chế chênh lệch dữ liệu.
Quản lý khách hàng
Thông tin khách hàng được quản lý phục vụ hoạt động bán hàng và chăm sóc. Nhờ đó, đội ngũ có thêm cơ sở tra cứu thông tin liên quan khi xử lý các giao dịch.
Theo dõi báo cáo bán hàng
Báo cáo giúp doanh nghiệp theo dõi kết quả kinh doanh và có thêm dữ liệu để đánh giá tình hình hoạt động.
Khi sử dụng báo cáo, doanh nghiệp vẫn cần thống nhất cách tính chỉ số và lựa chọn thông tin phù hợp với mục tiêu quản trị.
Quản lý tập trung giúp công việc hằng ngày gọn hơn như thế nào?
Giá trị của một hệ thống quản lý bán hàng không chỉ nằm ở việc lưu dữ liệu tại một nơi. Điều quan trọng là giảm những bước chuyển đổi không cần thiết trong quy trình làm việc.
Khi thông tin đơn hàng, sản phẩm, tồn kho và khách hàng được quản lý trong cùng hệ thống, đội ngũ có cơ sở thuận tiện hơn để tra cứu thông tin liên quan, xử lý công việc và theo dõi kết quả.
Quản lý cũng có thể giảm thời gian tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, dành nhiều thời gian hơn cho việc đánh giá hiệu quả kinh doanh và xử lý những vấn đề cần quyết định.
Tuy nhiên, hệ thống tập trung không tự động giải quyết mọi vấn đề. Doanh nghiệp vẫn cần quy định rõ ai cập nhật dữ liệu, quy trình xử lý đơn và cách kiểm tra những trường hợp phát sinh sai lệch.
Khi nào doanh nghiệp nên xem lại cách quản lý hiện tại?
Có thể bắt đầu bằng một số câu hỏi:
Cuối ngày, nhân viên có phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều file mới lập được báo cáo không?
Thông tin đơn hàng và tồn kho có thường xuyên cần đối chiếu thủ công không?
Khi khách liên hệ lại, nhân viên có dễ tìm được thông tin liên quan không?
Quản lý có mất nhiều thời gian để xác định tình hình xử lý đơn hàng không?
Khi lượng đơn tăng, đội ngũ có phải tăng thêm nhiều thao tác nhập liệu và kiểm tra không?
Nếu nhiều câu trả lời là có, doanh nghiệp nên đánh giá lại cách tổ chức dữ liệu và quy trình bán hàng.
Không nhất thiết phải thay đổi mọi thứ cùng lúc. Có thể bắt đầu từ những công đoạn đang tạo ra nhiều thao tác lặp lại nhất, sau đó từng bước cải thiện cách quản lý.
Một hệ thống thống nhất tạo nền tảng cho vận hành hiệu quả hơn
Doanh nghiệp có thể bán hàng qua nhiều kênh mà vẫn quản lý hoạt động tập trung, miễn là có quy trình và công cụ phù hợp.
TUHA hỗ trợ quản lý đơn hàng, sản phẩm, tồn kho, khách hàng và báo cáo bán hàng trên một hệ thống, giúp đội ngũ giảm sự phân tán trong quá trình theo dõi thông tin.
Khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp nên đánh giá dựa trên quy trình thực tế, các chức năng cần sử dụng và khả năng đáp ứng nhu cầu vận hành.
Quản lý bán hàng hiệu quả không phải là có thêm nhiều bảng theo dõi. Đó là tổ chức thông tin đủ rõ để đội ngũ xử lý công việc thuận tiện và người quản lý nắm được tình hình kinh doanh mà không phải liên tục ghép dữ liệu thủ công.
