Sau khi ký kết, hợp đồng vẫn có thể đi kèm nhiều mốc thời gian cần theo dõi như ngày hết hạn, thời điểm gia hạn hoặc các nghĩa vụ cần thực hiện. Nếu thông tin chỉ nằm trong hồ sơ và trí nhớ của nhân viên, doanh nghiệp dễ bỏ lỡ thời điểm quan trọng. Quản lý hợp đồng cần gắn với người phụ trách, thời hạn và công việc tiếp theo.
Ký xong hợp đồng chưa có nghĩa là hết việc
Một hợp đồng có thể đã được ký đầy đủ nhưng vẫn cần theo dõi trong suốt thời gian thực hiện.
Doanh nghiệp có thể cần kiểm tra thời hạn, chuẩn bị hồ sơ gia hạn, theo dõi các nghĩa vụ liên quan hoặc liên hệ với đối tác trước khi hợp đồng kết thúc.
Nếu chỉ lưu hợp đồng trong thư mục và chờ đến khi cần mới tìm lại, những mốc thời gian quan trọng có thể bị bỏ quên.
Chẳng hạn, nhân viên phụ trách đã ghi nhớ ngày hết hạn nhưng sau đó phải xử lý nhiều công việc khác. Khi nhớ lại, thời điểm cần liên hệ đối tác đã đến quá gần.
Vấn đề không hẳn là nhân viên thiếu trách nhiệm. Có thể doanh nghiệp chưa có cơ chế giúp theo dõi hợp đồng xuyên suốt.
3 rủi ro khi hợp đồng chỉ được lưu mà không được theo dõi
1. Bỏ lỡ thời điểm cần gia hạn hoặc rà soát
Khi hợp đồng sắp hết hạn, doanh nghiệp có thể cần thời gian để trao đổi với đối tác, đánh giá nhu cầu tiếp tục hợp tác và chuẩn bị thủ tục liên quan.
Nếu chỉ phát hiện khi thời hạn đã gần kề, đội ngũ có thể không đủ thời gian để xử lý chủ động.
Tùy từng loại hợp đồng, việc chậm trễ có thể ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh hoặc làm phát sinh công việc xử lý gấp.
2. Không rõ ai chịu trách nhiệm theo dõi
Một doanh nghiệp có thể có nhiều hợp đồng thuộc các bộ phận khác nhau.
Nếu không xác định người phụ trách, mỗi bộ phận có thể cho rằng bên khác đang theo dõi. Khi phát sinh vấn đề, quản lý phải tìm lại hồ sơ và xác định ai cần xử lý.
Mỗi hợp đồng nên có người chịu trách nhiệm theo dõi và biết rõ mình cần thực hiện những việc gì trước các mốc thời gian quan trọng.
3. Thông tin hợp đồng bị phân tán
Hồ sơ có thể được lưu ở thư mục riêng, ngày hết hạn nằm trong bảng tính và việc nhắc nhở được trao đổi qua nhóm chat.
Khi cần kiểm tra, nhân viên phải tìm kiếm nhiều nơi để ghép lại thông tin.
Nếu một dữ liệu được cập nhật ở nơi này nhưng chưa cập nhật ở nơi khác, nguy cơ sử dụng thông tin cũ cũng tăng lên.
Quản lý hợp đồng cần những thông tin nào?
Một cách quản lý rõ ràng không nhất thiết phải phức tạp. Với mỗi hợp đồng, doanh nghiệp nên xác định ít nhất:
Thông tin nhận diện: tên hợp đồng, đối tác và bộ phận liên quan.
Mốc thời gian: ngày ký, thời hạn và những mốc cần lưu ý.
Người phụ trách: người theo dõi và phối hợp xử lý.
Công việc tiếp theo: rà soát, liên hệ, chuẩn bị hồ sơ hoặc thực hiện nghĩa vụ liên quan.
Trạng thái xử lý: đang theo dõi, cần thực hiện hay đã hoàn thành bước tiếp theo.
Các thông tin này giúp hợp đồng không chỉ là một tệp hồ sơ được lưu trữ mà còn là một đối tượng cần được quản lý trong quá trình vận hành.
Biến mốc thời gian thành công việc cụ thể
Một ngày hết hạn được ghi trong hồ sơ chưa đủ để đảm bảo việc xử lý diễn ra đúng lúc.
Doanh nghiệp cần chuyển mốc thời gian đó thành những nhiệm vụ cụ thể.
Ví dụ, với một hợp đồng cần gia hạn, quy trình có thể gồm:
Rà soát hợp đồng trước thời điểm hết hạn.
Xác định nhu cầu tiếp tục hợp tác.
Liên hệ đối tác.
Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ cần thiết.
Theo dõi kết quả xử lý.
Mỗi nhiệm vụ cần có người phụ trách và thời hạn phù hợp với loại hợp đồng.
Cách làm này giúp doanh nghiệp chủ động hơn thay vì chỉ phản ứng khi ngày hết hạn đã đến gần.
TUHA Work hỗ trợ quản lý hợp đồng gắn với công việc
TUHA Work hỗ trợ quản lý thông tin hợp đồng, đồng thời cung cấp các chức năng quản lý công việc như giao việc, đặt deadline và theo dõi tiến độ.
Doanh nghiệp có thể tổ chức công việc liên quan đến hợp đồng theo hướng:
Ghi nhận thông tin hợp đồng.
Xác định người phụ trách theo dõi.
Tạo công việc cho những mốc cần xử lý.
Đặt thời hạn và theo dõi trạng thái.
Trao đổi, lưu thông tin liên quan trong quá trình thực hiện.
Việc kết hợp thông tin hợp đồng với công việc giúp đội ngũ có cơ sở theo dõi những nhiệm vụ cần thực hiện, thay vì chỉ lưu hồ sơ rồi trông chờ vào trí nhớ cá nhân.
Doanh nghiệp vẫn cần xác định quy trình quản lý, thời điểm nhắc việc và trách nhiệm cụ thể theo đặc thù hợp đồng của mình.
Đừng đợi đến khi hợp đồng sắp hết hạn mới kiểm tra
Một hợp đồng có thể được ký trong vài phút nhưng cần theo dõi trong nhiều tháng hoặc nhiều năm.
Vì vậy, quản lý hợp đồng không nên dừng ở việc lưu trữ hồ sơ. Doanh nghiệp cần có cách theo dõi thời hạn, người chịu trách nhiệm và các công việc liên quan trong suốt quá trình thực hiện.
Hợp đồng được ký là điểm bắt đầu của quá trình thực hiện cam kết. Theo dõi đúng hạn mới giúp doanh nghiệp chủ động trong những bước tiếp theo.
