Một công việc có thể liên quan đến nhiều phòng ban, nhưng việc giao qua tin nhắn khiến người quản lý khó biết công việc đang ở đâu. TUHA Work giúp giao việc, xác định người phụ trách và theo dõi tiến độ trên cùng một hệ thống.
Marketing cần Design làm banner.
Sale cần Kho kiểm tra hàng.
Kế toán chờ Sale bổ sung thông tin.
Mỗi phòng ban đang làm một việc khác nhau, nhưng tất cả đều có thể liên quan đến cùng một kết quả.
Chỉ cần một đầu việc bị chậm, những việc phía sau cũng bị kéo theo.
GIAO VIỆC XONG CHƯA PHẢI LÀ XONG VIỆC
Một tin nhắn:
“Làm giúp anh banner chương trình này trước thứ Sáu.”
Việc đã được giao.
Nhưng sau đó thì sao?
Người quản lý vẫn phải nhớ đến thứ Sáu để hỏi lại.
Nếu nhân viên chưa làm, phải hỏi lý do.
Nếu đang làm, phải hỏi tiến độ.
Nếu có vướng mắc, lại tiếp tục trao đổi qua một cuộc trò chuyện khác.
Khi chỉ có vài đầu việc, cách này vẫn có thể hoạt động.
Nhưng khi có hàng chục công việc cùng lúc, người quản lý rất dễ trở thành người chuyên đi hỏi tiến độ.
MỘT CÔNG VIỆC CÓ THỂ ĐI QUA NHIỀU NGƯỜI
Ví dụ một chương trình khuyến mãi cần được triển khai.
Marketing lên kế hoạch.
Design làm hình ảnh.
Sale chuẩn bị thông tin.
Kho kiểm tra hàng.
Kế toán chuẩn bị phần liên quan đến thanh toán.
Không phòng ban nào làm toàn bộ công việc một mình.
Vì vậy, chỉ giao việc cho một người là chưa đủ. Cần biết ai làm gì, thời hạn nào và công việc đang ở trạng thái nào.
Nếu những thông tin này nằm ở nhiều nhóm chat khác nhau, quản lý sẽ phải tự ghép lại toàn bộ tiến độ.
KHI KHÔNG NHÌN THẤY TIẾN ĐỘ, VẤN ĐỀ THƯỜNG CHỈ ĐƯỢC PHÁT HIỆN KHI ĐÃ MUỘN
Một công việc có deadline 5 ngày.
Ngày đầu chưa làm.
Ngày thứ hai chưa làm.
Ngày thứ ba vẫn chưa làm.
Đến ngày thứ tư quản lý mới hỏi.
Lúc này, thời gian để xử lý vấn đề đã rất ít.
Nếu ngay từ đầu có thể nhìn thấy công việc đang ở trạng thái nào, việc xử lý sẽ chủ động hơn nhiều.
Quản lý có thể biết đầu việc nào đang chậm, nhân viên nào đang quá tải hoặc công việc nào đang chờ một phòng ban khác.
TUHA WORK ĐƯA VIỆC GIAO VÀ THEO DÕI VỀ MỘT NƠI
✔️ Giao việc cho từng nhân viên hoặc phòng ban, thay vì gửi yêu cầu rải rác qua nhiều cuộc trò chuyện.
✔️ Xác định người phụ trách, để mỗi đầu việc có người chịu trách nhiệm rõ ràng.
✔️ Đặt thời hạn hoàn thành, giúp nhân viên biết chính xác công việc cần hoàn thành khi nào.
✔️ Theo dõi trạng thái và tiến độ, dễ nhận biết công việc nào đang thực hiện, đã hoàn thành hoặc cần xử lý.
✔️ Trao đổi và cập nhật trong công việc, hạn chế việc thông tin bị tách khỏi đầu việc ban đầu.
✔️ Theo dõi công việc tập trung, giúp quản lý nắm tình hình mà không phải hỏi từng phòng ban.
QUẢN LÝ KHÔNG NÊN LÀ NGƯỜI ĐI NHỚ TẤT CẢ CÔNG VIỆC
Khi số lượng công việc tăng, việc quản lý bằng trí nhớ và tin nhắn sẽ ngày càng khó.
Một hệ thống tốt không làm thay công việc của nhân viên.
Nó giúp mọi người biết rõ mình phải làm gì và giúp người quản lý nhìn thấy công việc đang đi đến đâu.
TUHA Work hỗ trợ giao việc, phân công và theo dõi tiến độ trên cùng một hệ thống, để công việc không chỉ được “giao đi” mà còn được theo dõi đến khi hoàn thành.
