Lưu hợp đồng đầy đủ giúp doanh nghiệp tra cứu khi cần, nhưng vẫn chưa đủ để kiểm soát các mốc gia hạn, thanh toán và nghĩa vụ thực hiện. Theo dõi thời hạn cùng người phụ trách giúp hạn chế bỏ sót công việc và chủ động xử lý trước khi hợp đồng đến hạn.

Lưu được hợp đồng chưa có nghĩa là quản lý tốt hợp đồng

Nhiều doanh nghiệp đã có nơi lưu trữ hợp đồng theo khách hàng, đối tác hoặc từng dự án. Khi cần, nhân viên có thể tìm lại tài liệu để kiểm tra nội dung đã ký.

Tuy nhiên, một hợp đồng vẫn có thể phát sinh rủi ro dù được lưu trữ đầy đủ.

Ngày hết hạn nằm trong văn bản nhưng chưa được đưa vào lịch theo dõi. Mốc gia hạn chỉ được nhớ đến khi gần đến ngày kết thúc. Một nghĩa vụ thanh toán hoặc đầu việc liên quan chưa được giao cho người phụ trách cụ thể.

Khi đó, vấn đề không nằm ở việc thiếu tài liệu, mà ở việc chưa biến thông tin trong hợp đồng thành các công việc cần thực hiện đúng thời điểm.

Những mốc thời gian dễ bị bỏ sót

1. Ngày hết hạn và thời điểm gia hạn

Một hợp đồng sắp hết hiệu lực có thể cần được đánh giá, thương lượng hoặc chuẩn bị hồ sơ gia hạn từ trước. Nếu chỉ kiểm tra khi gần đến ngày hết hạn, doanh nghiệp có thể không còn đủ thời gian để xử lý các bước cần thiết.

2. Mốc thanh toán và nghĩa vụ thực hiện

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên có thể có nhiều mốc thanh toán, bàn giao hoặc nghiệm thu. Nếu từng mốc chưa được theo dõi thành đầu việc cụ thể, nhân sự phụ trách có thể khó nắm được việc nào đã hoàn thành và việc nào còn tồn đọng.

3. Người chịu trách nhiệm xử lý

Một mốc thời hạn có thể đã được ghi nhận nhưng vẫn bị bỏ quên nếu chưa xác định rõ người theo dõi. Khi có thay đổi nhân sự hoặc bàn giao công việc, nguy cơ gián đoạn càng lớn nếu thông tin chỉ nằm trong email hoặc ghi chú cá nhân.

Xây dựng cách theo dõi hợp đồng chủ động hơn

Bước 1: Chuẩn hóa thông tin cần theo dõi.

Ngoài tên hợp đồng và các bên liên quan, doanh nghiệp nên ghi nhận ngày ký, thời hạn hiệu lực, ngày hết hạn và những mốc quan trọng cần xử lý.

Bước 2: Chuyển từng mốc thành công việc.

Thay vì chỉ lưu ngày trong tài liệu, hãy xác định việc cần làm tại mỗi mốc. Ví dụ: rà soát điều khoản, chuẩn bị gia hạn, xác nhận thanh toán hoặc hoàn tất hồ sơ nghiệm thu.

Bước 3: Giao người phụ trách và thời hạn xử lý.

Mỗi đầu việc cần có người chịu trách nhiệm, thời điểm hoàn thành và trạng thái rõ ràng. Điều này giúp hạn chế tình trạng nhiều người cùng biết một việc nhưng không ai theo sát đến cùng.

Bước 4: Rà soát các hợp đồng sắp đến hạn.

Doanh nghiệp có thể thiết lập lịch rà soát định kỳ để xác định hợp đồng nào sắp hết hạn, công việc nào chưa hoàn thành và trường hợp nào cần phối hợp giữa nhiều bộ phận.

Bước 5: Theo dõi đến khi công việc hoàn tất.

Được giao việc chưa đồng nghĩa với đã xử lý xong. Cần cập nhật trạng thái và kiểm tra kết quả để tránh những mốc thời gian bị bỏ quên giữa quá trình thực hiện.

TUHA Work hỗ trợ theo dõi công việc và thời hạn

Khi số lượng hợp đồng tăng lên, việc theo dõi hoàn toàn bằng trí nhớ, lịch cá nhân hoặc các bảng riêng lẻ có thể khiến thông tin khó được cập nhật thống nhất.

TUHA Work hỗ trợ quản lý công việc, thời hạn và tiến độ trên hệ thống, giúp doanh nghiệp tổ chức các đầu việc liên quan đến hợp đồng, xác định người phụ trách và theo dõi trạng thái xử lý.

Giá trị nằm ở việc kết nối thông tin với hành động: nhân sự biết cần làm gì, ai chịu trách nhiệm và công việc đang ở bước nào. Doanh nghiệp vẫn cần thiết lập quy trình theo dõi phù hợp và nhập đầy đủ các mốc quan trọng để hệ thống phát huy hiệu quả.

Chủ động trước thời hạn thay vì xử lý khi đã quá muộn

Quản lý hợp đồng không nên dừng lại ở việc cất giữ tài liệu. Điều quan trọng là bảo đảm các mốc cần xử lý được ghi nhận, giao trách nhiệm và theo dõi đến khi hoàn thành.

Khi doanh nghiệp chủ động rà soát thời hạn, những việc như gia hạn, thanh toán hay hoàn tất nghĩa vụ sẽ có cơ hội được xử lý đúng lúc hơn.

Một hợp đồng được lưu tốt giúp tìm lại thông tin. Một quy trình theo dõi tốt giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ việc cần làm.