Nhiều hộ kinh doanh nhỏ vẫn dùng Excel, sổ sách để theo dõi đơn. Cách này tiềm ẩn rủi ro mất dữ liệu và sai sót đáng tiếc.
Trong hoạt động kinh doanh online, quản lý đơn hàng là mắt xích quan trọng trong toàn bộ quy trình vận hành. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh nhỏ vẫn chọn quản lý thủ công bằng Excel hoặc sổ ghi chép. Cách này có thể đáp ứng khi số lượng đơn ít, nhưng càng mở rộng quy mô, rủi ro càng lớn. Dưới đây là 5 sai lầm điển hình.
1. Rủi ro thất lạc dữ liệu
Vấn đề: File Excel có thể bị hỏng, mất do virus, hoặc bị xóa nhầm. Sổ sách có thể thất lạc, ướt, rách… Một khi dữ liệu biến mất, chủ shop không còn căn cứ để xử lý đơn hoặc đối soát.
Ví dụ: Một cửa hàng bán mỹ phẩm quản lý bằng Excel. Khi máy tính bị lỗi ổ cứng, toàn bộ dữ liệu khách hàng 3 tháng gần nhất biến mất. Kết quả: không thể chăm sóc khách quay lại, mất doanh thu đáng kể.
Giải pháp Tuha: Dữ liệu đơn hàng được lưu trữ tập trung trên hệ thống điện toán đám mây, bảo mật và có khả năng truy xuất bất kỳ lúc nào.
2. Sai lệch trong quá trình nhập liệu
Vấn đề: Con người dễ mắc lỗi khi nhập dữ liệu thủ công, đặc biệt khi khối lượng đơn lớn. Chỉ một con số sai có thể khiến đơn hàng bị xử lý nhầm.
Ví dụ: Chủ shop bán quần áo nhập nhầm số lượng “12” thành “21”, dẫn đến xuất hàng gấp đôi. Không chỉ thiệt hại vốn, shop còn bị thiếu hàng cho khách sau.
Giải pháp Tuha: Hệ thống tự động cập nhật đơn hàng trực tiếp từ kênh bán (Shopee, Facebook, TikTok…), giảm thiểu thao tác thủ công và ngăn ngừa sai sót.
3. Hạn chế trong quản lý tồn kho
Vấn đề: Tồn kho được ghi bằng tay hoặc cập nhật muộn khiến số liệu không khớp thực tế. Hậu quả là bán vượt số lượng hoặc hàng tồn quá nhiều.
Ví dụ: Một cửa hàng phụ kiện điện thoại bán cùng lúc trên Facebook và Shopee. Vì không cập nhật kịp số lượng, shop chốt 5 đơn cùng loại sản phẩm nhưng thực tế chỉ còn 2 chiếc, buộc phải hủy đơn, gây mất uy tín.
Giải pháp Tuha: Tồn kho được cập nhật tự động theo thời gian thực, đồng bộ trên tất cả kênh bán, giúp chủ shop kiểm soát chính xác lượng hàng.
4. Khó khăn trong việc tra cứu và phân tích
Vấn đề: Excel hoặc sổ sách chỉ lưu dữ liệu dạng bảng, thiếu công cụ phân tích. Mỗi lần tra cứu lịch sử đơn hàng mất nhiều thời gian và không có báo cáo trực quan.
Ví dụ: Chủ shop muốn xem lại danh sách 50 khách đã mua trong tháng 6 để chạy chương trình ưu đãi. Với Excel, họ phải lọc thủ công từng dòng dữ liệu, mất hàng giờ.
Giải pháp Tuha: Hệ thống báo cáo tự động, cho phép lọc đơn theo ngày, sản phẩm, khách hàng chỉ trong vài giây, đồng thời đưa ra biểu đồ phân tích để hỗ trợ quyết định kinh doanh.
5. Thiếu khả năng mở rộng quy mô
Vấn đề: Khi đơn hàng tăng nhanh, phương pháp thủ công trở nên quá tải. Thời gian xử lý lâu, dễ sót đơn, giảm chất lượng dịch vụ.
Ví dụ: Vào mùa sale 11.11, một shop quần áo nhỏ nhận 300 đơn/ngày. Quản lý thủ công bằng Excel khiến nhân viên nhập đơn chậm, nhiều đơn bị sót, dẫn đến khách hủy đơn hàng loạt.
Giải pháp Tuha: Tự động hóa xử lý từ khâu xác nhận đơn, in vận đơn, gán đơn cho nhân viên → rút ngắn thời gian, đảm bảo tất cả đơn đều được xử lý kịp thời
Kết luận
Quản lý đơn hàng thủ công không chỉ tiềm ẩn nhiều sai sót mà còn là rào cản cho sự phát triển dài hạn. Phần mềm quản lý bán hàng Tuha mang lại giải pháp toàn diện: đồng bộ đơn đa kênh, quản lý kho tự động, báo cáo phân tích chuyên sâu và khả năng mở rộng không giới hạn. Đây là bước chuyển tất yếu để hộ kinh doanh tối ưu vận hành và nâng cao sức cạnh tranh.
