Hàng tồn kho không chỉ là số lượng sản phẩm còn lại trong kho. Khi một mặt hàng lưu kho quá lâu mà chưa được tiêu thụ, doanh nghiệp đang có một phần vốn bị giữ lại, đồng thời có thể phát sinh thêm chi phí bảo quản và rủi ro giảm giá trị hàng hóa.

Hàng tồn kho lâu ngày ảnh hưởng đến nguồn vốn như thế nào?

Trong hoạt động kinh doanh, tồn kho là điều cần thiết để duy trì khả năng cung ứng. Doanh nghiệp cần có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu khách hàng, tránh tình trạng thiếu hàng khi đơn hàng phát sinh.

Tuy nhiên, tồn kho chỉ thực sự có ý nghĩa khi được duy trì ở mức phù hợp với nhu cầu tiêu thụ.

Khi một sản phẩm nằm trong kho quá lâu, số vốn đã bỏ ra để nhập hoặc sản xuất mặt hàng đó chưa thể quay trở lại thông qua hoạt động bán hàng.

Ví dụ, một doanh nghiệp nhập 200 sản phẩm với giá vốn 300.000 đồng mỗi sản phẩm. Tổng vốn hàng hóa đã đầu tư là 60 triệu đồng.

Nếu sau một thời gian dài chỉ bán được 50 sản phẩm, phần vốn tương ứng với 150 sản phẩm còn lại vẫn đang nằm trong kho. Doanh nghiệp chưa thể sử dụng phần vốn đó cho những nhu cầu khác nếu chưa tiêu thụ được hàng.

Đây là lý do hàng tồn kho cần được theo dõi dưới góc độ dòng vốn, thay vì chỉ xem là số lượng hàng hóa còn lại.

4 chi phí và rủi ro từ hàng tồn kho kéo dài

1. Vốn kinh doanh bị giữ lại

Đây là ảnh hưởng trực tiếp nhất.

Khi vốn nằm trong hàng hóa chưa bán được, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi cần tiền để nhập mặt hàng bán chạy, thanh toán chi phí vận hành hoặc đầu tư cho hoạt động kinh doanh mới.

Tình trạng này đặc biệt đáng chú ý với doanh nghiệp có nguồn vốn lưu động hạn chế.

2. Chi phí lưu kho tăng lên

Hàng hóa cần không gian bảo quản, nhân lực kiểm kê và điều kiện lưu trữ phù hợp.

Một mặt hàng nằm trong kho càng lâu có thể càng làm tăng chi phí bảo quản, đặc biệt với sản phẩm cần điều kiện lưu trữ riêng hoặc có hạn sử dụng.

3. Nguy cơ giảm giá trị hàng hóa

Không phải sản phẩm nào cũng giữ nguyên giá trị theo thời gian.

Một số mặt hàng có thể lỗi thời, thay đổi mẫu mã, giảm nhu cầu hoặc bị ảnh hưởng bởi điều kiện bảo quản.

Khi đó, doanh nghiệp có thể phải giảm giá để giải phóng hàng hoặc chấp nhận tổn thất nếu sản phẩm không còn khả năng tiêu thụ.

4. Tăng rủi ro nhập hàng không phù hợp

Nếu không theo dõi tốc độ tiêu thụ, doanh nghiệp có thể tiếp tục nhập thêm những mặt hàng đang bán chậm.

Điều này khiến lượng tồn kho tăng lên, trong khi nhu cầu thực tế chưa được xác định rõ.

Làm thế nào để nhận diện hàng tồn kho đang lưu quá lâu?

Doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào tổng số lượng hàng tồn. Cần phân tích theo từng sản phẩm và khoảng thời gian lưu kho.

Một số chỉ số có thể sử dụng:

Tuổi tồn kho

Cho biết hàng hóa đã nằm trong kho bao lâu kể từ thời điểm nhập.

Doanh nghiệp có thể chia thành các nhóm thời gian phù hợp với đặc thù sản phẩm, chẳng hạn dưới 30 ngày, từ 30–60 ngày, từ 60–90 ngày và trên 90 ngày.

Các mốc này chỉ mang tính tham khảo. Với hàng thực phẩm, thời trang hoặc thiết bị công nghệ, ngưỡng đánh giá cần khác nhau.

Tốc độ tiêu thụ

So sánh lượng hàng bán ra với lượng hàng đang tồn để nhận biết sản phẩm có đang tiêu thụ chậm hay không.

Một mặt hàng có số lượng tồn lớn chưa chắc là vấn đề nếu tốc độ bán ổn định. Ngược lại, lượng tồn nhỏ vẫn có thể đáng lo nếu gần như không phát sinh nhu cầu.

Giá trị vốn nằm trong hàng tồn

Doanh nghiệp có thể lấy số lượng tồn nhân với giá vốn để ước tính lượng vốn đang được giữ trong hàng hóa.

Chỉ số này giúp người quản lý nhận diện những mặt hàng đang chiếm dụng nhiều vốn nhất.

5 cách hạn chế tình trạng tồn kho kéo dài

Rà soát lịch sử tiêu thụ: Xác định sản phẩm bán nhanh, bán chậm và những mặt hàng có nhu cầu không ổn định.
Điều chỉnh kế hoạch nhập hàng: Căn cứ vào nhu cầu thực tế thay vì chỉ dựa vào cảm tính hoặc thói quen nhập hàng.
Xây dựng chính sách xử lý hàng chậm luân chuyển: Có thể cân nhắc chương trình bán kèm, ưu đãi hoặc điều chỉnh kênh phân phối tùy từng mặt hàng.
Kiểm tra định kỳ: Theo dõi số lượng, tình trạng và thời gian lưu kho để phát hiện sớm những bất thường.
Đối chiếu tồn kho với hoạt động bán hàng: Kết hợp dữ liệu nhập, xuất và đơn hàng để đánh giá chính xác hơn tình trạng từng sản phẩm.

Theo dõi hàng tồn kho tập trung với phần mềm TUHA

Khi danh mục hàng hóa ngày càng lớn, việc kiểm tra tồn kho bằng nhiều file riêng biệt sẽ khiến doanh nghiệp mất thời gian đối chiếu và khó phát hiện mặt hàng lưu kho lâu.

Phần mềm quản lý bán hàng TUHA hỗ trợ theo dõi sản phẩm, đơn hàng và tình trạng tồn kho trên cùng hệ thống. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thuận tiện hơn khi kiểm tra số lượng hàng hóa và đối chiếu với hoạt động bán hàng.

Việc quản lý tập trung giúp người phụ trách có thêm cơ sở để rà soát mặt hàng tiêu thụ chậm, điều chỉnh kế hoạch nhập hàng và hạn chế tình trạng vốn bị giữ quá lâu trong kho.

Tuy nhiên, để đánh giá chính xác tuổi tồn kho và chi phí vốn, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi ngày nhập, giá vốn và các thông tin liên quan theo quy trình quản lý phù hợp.

Quản lý tồn kho hiệu quả không chỉ là biết còn bao nhiêu hàng, mà còn là hiểu lượng vốn nào đang nằm lại trong kho và vì sao.

Tìm hiểu giải pháp tại: https://tuha.vn/phan-mem-quan-ly-ban-hang-online

Liên hệ TUHA để được tư vấn và dùng thử miễn phí.
Hotline: 0395 579 557