Cách đàm phán hiệu quả trong kinh doanh – Những nghệ thuật đỉnh cao nhất

Nhất là khi các bên lại không hợp nhất về ý kiến, ai cũng muốn bên mình được lợi hơn dẫn đến các mẫu thuẫn hoặc bất lợi không mong muốn. Vậy bạn đã biết cách đàm phán hiệu quả trong kinh doanh chưa? Những nghệ thuật đỉnh cao dưới đây sẽ giúp bạn có được đáp án hữu ích nhất lúc này.

1/ Hiểu rõ về đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán trong kinh doanh là gì? Hiểu như thế nào về đám phán trong kinh doanh? Đây có lẽ là vấn đề đang được rất nhiều bạn thắc mắc lúc này, vậy trước khi tìm hiểu về cách đàm phán hiệu quả trong kinh doanh hãy cùng chúng tôi làm sáng rõ nhé. Là một trong những công việc vẫn thường được tiến hành trong kinh doanh, nên mức độ được nhắc đến của thuật ngữ này là rất nhiều. Theo đó, đàm phá trong kinh doanh được hiểu là quá trình thương lượng, thỏa thuận giữa hai hoặc các bên tham gia để cùng hướng đến các vấn đề được đồng thuận hay đưa ra những phương án giải quyết cho các vấn đề có liên quan đến lợi ích trong hợp tác.

Mục đích của các cuộc đàm phán chính là nhằm giải quyết các vấn đề giữa các bên tham gia hợp tác, hướng đến sự đồng thuận trong các bản hợp đồng chứa đựng những lợi ích nhất định trong kinh doanh. Khi tiến hành hợp tác, không phải lúc nào các thỏa thuận đưa ra cũng sẽ đều được các bên chấp thuận ngay từ đầu. Bởi một điều nhỏ trong những bản hợp đồng khi được ký kết đều sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến lợi ích, tính hiệu quả trong kinh doanh của cả một tập thể. Chính vì vậy, để thay đổi và làm sáng tỏ các điều này các bên sẽ cùng ngồi lại với nhau đề bàn bạc, bày tỏ ý kiến và đưa ra các phương hướng giải quyết thích hợp nhất. Ngoài ra, đàm phán trong kinh doanh còn có thể được tiến hành giữa doanh nghiệp với khách hàng (có thể là cá nhân hoặc đại diện cho tập thể).

Xem thêm:  Chinh phục khách hàng khó tính: 11 Cách đối phó trong mọi hoàn cảnh

2/ Nguyên tắc đàm phán trong kinh doanh

Với nhiều người đàm phán trong kinh doanh cũng giống như các cuộc trò chuyện, trao đổi như thông thường khác. Tuy nhiên, quan điểm này là hoàn toàn sai lầm mọi lời nói được đưa ra trong một buổi đàm phán đều tác động đến sự thành – bài của quá trình hợp tác. Chưa kể nếu bạn bị yếu thế hơn đối tác của mình thì có thể chịu phần thiệt hơn về mặt lợi ích. Người tham gia vào buổi đàm phán còn được coi là đại diện cho cả một doanh nghiệp, vì vậy chắc chắn không thể làm mất mặt được. Nên trước khi tiến hành đàm phán trong kinh doanh, bản thân mỗi người tham gia đều cần phải nắm rõ những nguyên tắc như sau:

1.    Đàm phán là một hoạt động tự nguyên, không được có bất kì sự bắt buộc nào được xuất hiện.
2.    Mục đích của các đàm phán chính là đạt được thỏa thuận như mong muốn.
3.    Không đạt được thỏa thuận cuối cùng vẫn có thể sẽ là tình huống tốt.
4.    Không được để cuộc đàm phán, thương lượng bị phá vỡ hoàn toàn.
5.    Thời gian là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả của buổi đàm phán.
6.    Kết quả tốt của buổi đảm phản là đều phải được hai bên chấp thuận trong vui vẻ.
7.    Người tham gia sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến tiến trình, vì vậy hãy luôn chuẩn bị thật kỹ lưỡng nhất.
8.    Hãy tiến hành đàm phán với những người có đủ quyền ra quyết định cuối cùng.

Đám phàn trong kinh doanh chính là sự hợp tác giữa các bên dựa trên những bản thỏa thuận được hợp nhất. Cũng giống như khi bạn gặp gỡ, thương lượng với khách hàng của mình để nhận được cái gật đầu chấp thuận của họ. Đương nhiên bạn cũng cần phải tiến hành đàm phán nếu họ đưa ra những yêu cầu riêng, cần thay đổi một vài ý kiến. Lúc này lợi ích sẽ được thể hiện rất rõ giữa bên bán và bên mua.

3/ Các hình thức đàm phán có trong kinh doanh

Khi nhắc đến đàm phán trong kinh doanh, ắt hẳn các bạn sẽ nghĩ ngay đến những buổi gặp gỡ trực tiếp trong một không gian nhất định giữa các bên. Với những đội ngũ, số lượng người có thể nhiều hoặc ít tùy theo các trường hợp khác nhau. Tuy nhiên, đây chỉ là một trong số các hình thức được sử dụng nhiều trong đàm phán mà thôi và đây cũng là kiểu mà chúng ta thường hay bắt gặp. Dù không phải là người tham gia đi nữa, thì mọi người vẫn biết đến hình thức này. Tuy nhiên, đàm phán trong kinh doanh hiện nay được chia thành 3 hình thức khác nhau riêng biệt.

Hình thức đàm phán qua thư tín: Các thông tin cần trao đổi sẽ được thể hiện bằng văn bản cụ thể được gửi qua hình thức thư tin giữa các bên để xác nhận. Thông thường các trường hợp như hỏi giá, chào hàng, đổi giá, chấp nhận hoặc xác nhận sẽ sử dụng hình thức này. Vì các thông tin gần như không cần phải trao đổi, thỏa thuận gì quá nhiều nữa.

Hình thức đàm phán qua điện thoại (trao đổi trực tuyến): Trong trường hợp các vấn đề cần phải trao đổi, xác nhận lại không thể thông qua các văn bản, giấy tờ được gửi qua lại thì các bên sẽ tiến hành đàm phán qua điện thoại. Ngày nay, công nghệ phát triển thì hình thức này sẽ được tiến hành bằng các công cụ hỗ trợ trực tuyến như Google Meet hay Zoom rất tiện dụng.

Hình thức đàm phán qua gặp mặt trực tiếp: Đây là hình thức phổ biến hơn cả và số đông cũng sẽ biết đến nhiều hơn. Khi các bên cần tiến hành trao đổi, thảo luận những vấn đề quan trọng không gửi thư tín hay điện thoại. Các thông tin được trao đổi sẽ ảnh hưởng đến lợi ích hai bên hoặc một bên muốn thay đổi các thỏa thuận trước đó đã được đưa ra.

4/ Các phong cách đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán trong kinh doanh không chỉ có sự đa dạng ở hình thức tiến hành mà trong phong cách thể hiện đặc trưng cũng được phân chia thành các kiểu khác nhau. Điều này được thể hiện một cách rất rõ ràng, tất nhiên căn cứ vào đó mà đại diện các bên tham gia cũng sẽ biết mình cần phải làm những gì và đưa ra quan điểm, thái độ như thế nào.

•    Phong cách đàm phán cạnh tranh: Tất nhiên không phải là giữa các đối thủ cạnh tranh mà phong cách này sẽ được thể hiện ở thái độ của người tham gia. Các bên sẽ đều rất dứt khoát, không chịu nhượng bộ và muốn mọi thứ trong thỏa thuận phải theo ý mình.

•    Phong cách đàm phán hợp tác: Các bên tham gia sẽ cố gắng đưa ra những giải pháp tốt nhất cho tất cả, không đặt nặng vấn đề hơn thua. Mục đích cuối cùng của họ chính là đạt được thỏa thuận ngay ở buổi đàm phán này.

•    Phòng cách đàm phán lẩn tránh: Đối tác tỏ thái độ không dứt khoát trong việc đưa ra các ý kiến, quyết định. Thường theo kiểu “nước đôi” với những kiểu lan man, lờ đi hoặc cố ý chuyển sang các chủ đề khác.

•    Phong cách đàm phán chấp nhận: Không phải lúc nào trong đàm phán bạn cũng sẽ nhận được kết quả đúng với mong muốn của mình, đôi khi vẫn phải chấp nhận những yêu cầu từ phía đối tác, khách hàng đưa ra. Ngay cả khi chúng có thể khiến bạn bị thiệt hơn đôi chút hoặc phải khó khăn để giải quyết. Vì đó là sự lựa chọn duy nhất bạn không thể thay đổi.

5/ Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh cần có

Để có thể tiến hành một cuộc đàm phán, thương lượng trong kinh doanh thành công, đạt được những kết quả tốt như bạn mong muốn thì ngoài việc chuẩn bị thật đầy đủ thì bản thân những đại diện phải có những kỹ năng cần thiết. Đây là những kỹ năng mềm để giúp bạn có thể tham gia buổi đàm phán một cách tự tin nhất. Đặc biệt, những điều này sẽ giúp bạn tránh rơi vào thế bị động, bối rối khi thương lượng với các bên hợp tác kinh doanh của mình.

Kỹ năng tìm hiểu, phân tích: Để không muốn bị biến thành “gà mờ” trong khi đàm phán, bạn cần phải có kỹ năng tìm hiểu và phân tích về các vấn đề, đối tác, khách hàng. Luôn cố gắng khai thác và làm sáng tỏ các vấn đề từ ngay cả trước khi đến tiến hành đàm phán.

Kỹ năng đánh giá vấn đề: Bản thân nhiên người không có kỹ năng đánh giá vấn đề tốt, điều này sẽ khiến họ có thể đưa ra những quyết định khiến doanh nghiệp của mình gặp bất lợi khi các bản hợp đồng ký kết cuối cùng được đưa ra.

Kỹ năng giao tiếp: Tất nhiên, đã đàm phán, thương lượng thì kỹ năng giao tiếp luôn cần phải có. Một người yếu về kỹ năng này chắc chắn không thể trở thành đại diện để đi thỏa thuận về các điều khoản, vấn đề quan trọng được.

Kỹ năng dẫn dắt: Nếu bạn ở phong thái của người đang dẫn dắt thì đương nhiên mọi thứ có lợi vẫn sẽ nghiêng về nhiều hơn, dù điều này không phải là chính xác tuyệt đối. Hơn thế bản thân người có khả năng dẫn dắt thì đều là những người có cả kỹ năng giao tiếp rất tốt.

Kỹ năng xử lý vấn đề: Có rất nhiều tình huống ngoài dự tính sẽ xảy ra trong quá trình đàm phán, nhất là ở phong cách đàm phán cạnh tranh. Vì vậy, các đại diện phải có kỹ năng xử lý vấn đề nếu không sẽ rất dễ bị thất thế.

6/ Các giai đoạn đàm phán trong kinh doanh

Không giống như các buổi gặp gỡ, trao đổi thông thường, đàm phán trong kinh doanh được phát triển giống như một quy trình có tuần tự rất rõ ràng. Dù đôi khi có thể bạn không nhận ra từng giai đoạn một vì có người hỗ trợ hoặc nó được tiến hành quá nhanh chóng. Theo đó, đàm phán trong kinh doanh sẽ được chia ra thành từng giai đoạn cụ thể dưới đây:

+ Giai đoạn chuẩn bị: Giai đoạn đầu tiên mà nhiều người cứ nghĩ là đơn giản này lại chiếm đến 70% tỷ lệ thành công của cả một cuộc đàm phán. Quá trình chuẩn bị này không đơn thuần chỉ là giấy tờ, các công cụ cần thiết mà bạn còn phải tiến hành tìm hiểu, xác định các yếu tố ảnh hưởng, các tình huống có thể xảy ra,…

+ Giai đoạn tiếp xúc: Đây là lúc các bạn gặp gỡ đối tác, khách hàng của mình để tiến hành đàm phán. Ở mỗi một hình thức khác nhau thì cách thể hiện ở giai đoạn tiếp xúc cũng sẽ khác nhau. Ví dụ khi gặp mặt trực tiếp sẽ là bắt tay, chào hỏi.

+ Giai đoạn trao đổi, thương lượng: Đây là giai đoạn chính trong quá trình đàm phán, mọi vấn đề sẽ được đưa ra và các bên sẽ tiến hành trao đổi, thương lượng. Các mẫu thuẫn, tranh chấp có thể xảy ra trong giai đoạn này.

+ Giai đoạn thỏa thuận, ký kết: Nếu như các vấn đề được đồng thuận ở giai đoạn trên nhờ các giải pháp được đưa ra thì các bên sẽ bước đến giai đoạn cuối cùng là thỏa thuận, ký kết. Như đã nói ở trên, không phải mọi cuộc đàm phán đều có thể đi được đến bước này.

8/ Những cách đàm phán hiệu quả trong kinh doanh

Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng

“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng” là câu nói mà chắc chắn bạn đã từng được nghe nhắc đến rất nhiều. Điều này khi được áp dụng trong đàm phán hoàn toàn chính xác và được coi là một nghệ thuật đỉnh cao. Bất kì ai khi tham gia đàm phán đều muốn mình sẽ nhận được lợi ích nhiều hơn, như vậy bạn phải hiểu được rõ về đối tác, khách hàng của mình. Bạn cần phải biết họ đang có gì, cần gì và mong muốn gì. Nhất là biết “nắm thóp” của họ một cách chính xác, từ đó điều hướng buổi đàm phán theo đúng ý mình. Làm được điều này bạn hoàn toàn có thể áp dụng được phong cách đàm phán chấp nhận đối với họ.

Kiểm soát tốt cảm xúc

Có rất nhiều đại diện khi tham gia đàm phán liên tiếp gặp thất bại mà không hiểu lý do đến từ đâu, ngay cả khi bước chuẩn bị đã rất kỹ lưỡng, biết rõ được đối tác của mình như thế nào. Thức tế, có một điều mà nhiều người rất dễ mắc phải chính là không kiểm soát tốt cảm xúc. Để cảm xúc cá nhân xen vào quá trình đàm phán quá nhiều, nhất là với những người có “cái tôi” quá cao. Đương nhiên, điều này chỉ khiến kết quả đàm phán càng lúc càng xấu đi mà thôi.  Vì vậy, hãy luôn cố gắng kiểm soát tốt cảm xúc của mình trong suốt quá trình diễn ra buổi đảm phán nhé.

Hãy là “người chèo thuyền”

Đây là một cách ẩn dụ khi bạn tiến hành hợp tác với các đối tác, tức là tất cả đã cùng ngồi trên một con thuyền. Đừng chọn những chỗ ngồi thoải mái bên trong cho mình, hãy cố gắng biến mình trở thành một người chèo thuyền tài giỏi. Lúc này bạn sẽ trở thành người điều hướng, dẫn dắt buổi đàm phán. Các ý kiến, giải pháp được đưa ra sau đó bao giờ cũng có tỷ lệ được chấp thuận được nhiều hơn. Tất nhiên, để làm được điều này bản thân bạn phải có kỹ năng dẫn dắt và giao tiếp rất tốt.

Phải biết mềm dẻo, cứng rắn đúng thời điểm

Đàm phán để hướng đến lợi ích của các bên, nhưng chắc chắn ai cũng muốn lợi ích của mình được đảm bảo nhất. Nhưng không bởi vì thế mà lúc nào bạn cũng phải nhượng bộ hoàn toàn. Vì như vậy rất dễ “được nước lấn tới” khi đối tác, khách hàng của bạn sẽ đưa ra những yêu cầu hết sức vô lý. Bạn phải biết mềm dẻo, cứng rắng đúng thời điểm để đạt được mong muốn của mình. Đừng biết mình thành một “miếng mồi” cho các bên khác khi cùng tham gia.

Đàm phán hướng đến lợi ích của cả 2 bên

Nếu bạn chỉ chăm chăm đến lợi ích của mình mà không nghĩa đến bên còn lại, chắc chắn buổi đàm phán này rất khó để đi đến thỏa thuận và ký kết cuối cùng thành công. Nghệ thuật đàm phán cuối cùng chính là cả hai đều phải win – win, hợp tác để cùng phát triển bao giờ cũng sẽ thành công hợp là lợi ích bị mất cân bằng. Nhất là khi muốn hợp tác dài lâu, điều này lại càng cần phải đặt lên hàng đầu hơn tất cả mọi điều. Hãy giữ tâm thế này để tham gia vào các cuộc đàm phán, thương lượng trong kinh doanh nhé.

9/ Một số sai lầm cần tránh khi tiến hành đàm phán

Mục đích cuối cùng của đàm phán chính là đi đến các thỏa thuận, ký kết cuối cùng nhưng không phải lúc nào cũng sẽ là vậy. Có thể, điều này do mục đích của các bên tham gia nhưng đôi khi lại đến từ chính những sai lầm mà bạn đã mắc phải. Rất nhiều người cho biết rằng, trước đó họ đã xác nhận sẽ ký kết hợp đồng, nhưng khi tham gia đàm phán họ đã phải thay đổi ngay lập tức. Vậy liệu bạn có đã và đang mắc phải những sai lầm này không? Hãy cùng tìm hiểu nhé.

1.    Không cố gắng xây dựng mối quan hệ: Rất nhiều người mắc phải sai lầm này, khi thấy khách hàng đưa ra những yêu cầu vô lý bắt đầu tỏ luôn thái độ, lờ đi hay không quan tâm. Trong kinh doanh, họ có thể là bạn hoặc là thù của bạn bất kì lúc nào. Họ có thể không hợp tác với bạn lúc này nhưng trong tương lai thì chưa chắc chắn, hơn thế từ đây bạn cũng có thể phát triển ra các mối quan hệ lợi ích khác.

2.    Thiếu sự tự tin: Là đại diện cho cả doanh nghiệp tham gia đàm phán nhưng lại ôm quá nhiều lo lắng, sự e ngại mà từ đó khiến bản thân không tự tin được ra các quan điểm, lời đề nghị. Điều này sẽ khiến đối tác, khách hàng phải hoài nghi hoặc họ sẽ dành thế chủ động ngay lập tức và sẵn sàng “dắt mũi” bạn.

3.    Dựa quá nhiều vào trực giác: Đương nhiên, khi đàm phán trực giác rất quan trọng để bạn có thể nhìn nhận ra các vấn đề đang ẩn sâu. Nhưng nếu dựa quá nhiều vào trực giác thì lại dễ khiến bạn đưa ra những quyết định sai lầm, có thể đẩy mình vào tình thế khó khăn.

4.    Luôn tìm cách áp đảo đối phương: Nếu lúc nào bạn cũng cố gắng tìm cách áp đảo đối phương để chiếm được lợi ích nhiều hơn về cho mình thì rất dễ khiến cuộc đàm phán bị đổ bể. Sự căng thẳng sẽ khiến bầu không khi lúc nào cũng nặng nề, mệt mỏi.

Xem thêm:  Chiến lược kinh doanh: Bí quyết giúp bạn chạm đến thành công

Hãy bổ sung cho mình những nghệ thuật đỉnh cao này để có được cách đàm phán hiệu quả trong kinh doanh đúng với những mong muốn, kết quả bạn luôn hướng đến. Là một người tham gia đàm phán bạn không chỉ cần có sự chuẩn bị tốt, kỹ năng đầy đủ, kiến thức chuyên môn cao mà đôi khi cần phải biết những thuật về tâm lý mới có thể giúp đi đến được những thỏa thuận, ký kết tốt. Nhất là khi những người trực tiếp đàm phán với bạn cũng đều là các cá nhân rất tài giỏi.