Trong quá trình phát triển, những thách thức đến từ dòng vốn hoạt động, lợi nhuận buộc các doanh nghiệp luôn cần phải tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm, cắt giảm chi phí. Theo đó, chi phí ẩn trong kinh doanh là những khoản sẽ luôn được cân nhắc đến đầu tiên.
Tuy nhiên, không phải phải nhà quản lý nào cũng nhìn nhận được những khoản phí này cũng như tối ưu được chúng một cách hiệu quả. Do không được hạch toán một cách rõ ràng, vì thế mà đôi khi các doanh nghiệp “làm lơ” trong việc quản lý dẫn đến các rủi ro không nhỏ trong tương lai.
1/ Chi phí ẩn trong kinh doanh là gì?
Chi phí ẩn trong tiếng Anh có rất nhiều tên gọi khác nhau mà bạn sẽ bắt gặp như Hidden Cost, Implicit Cost, Notional Cost, Implied Cost hay Imputed Cost. Tất cả những thuật ngữ này đều được dùng đến nhắc về những khoản chi phí đã được sử dụng, phát sinh trong suốt quá trình kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp. Những khoản phí này thường sẽ không nhất phải phải đề trình, báo cáo chi phí như các chi phí kinh doanh khác. Chi phí ẩn trong kinh doanh sẽ không tạo ra nguồn lợi ích nhất định mà được sử dụng cho các nguồn lực nội bộ, hoạt động của doanh nghiệp.
Vì không được thống kê, báo cáo một cách chi tiết theo các quy định bắt buộc trên các bảng kiểm toán nên chi phí ẩn thường sẽ khó thống kế và kiểm soát hơn. Nó giống như phần chìm của tảng băng, chúng ta chỉ nhìn thấy phần nổi nếu như không tự mình lặn xuống phía dưới để xem xét. Nên vì vậy, khi xác định sẽ gặp nhiều khó khăn hơn và nếu không kiểm soát một cách chặt chẽ sẽ tạo ra gánh nặng cho doanh thu, lợi nhuận cũng như việc quản lý dòng tiên của doanh nghiệp.
Nếu bản thân các nhà quản lý không kiểm soát được các khoản chi phí này trong quyết định tài chính của mình, hoàn toàn có thể đứng trước rất nhiều rủi ro về mặt lâu dài. Thêm vào đó, nếu càng ngày chi phí ẩn ngày càng tăng lên cũng đồng nghĩa với việc khả năng quản lý và sử dụng các nguồn lực kém hiệu quả, không khoa học và ngày gặp nhiều rắc rối hơn. Vì vậy, buộc các doanh nghiệp cần phải nắm rõ những khoản phí này nếu không muốn tự đẩy mình vào các tình huống khó khăn.
Xem thêm: 8 Ý tưởng cắt giảm chi phí kinh doanh không gây ảnh hưởng xấu đến doanh thu
2/ Chi phí ẩn gây hậu quả gì cho doanh nghiệp?
Chi phí ẩn trong kinh doanh có thể phát sinh từ rất nhiều vấn đề như tài sản, nguồn lực và thậm chí là cả các hoạt động cụ thể trong suốt quá trình vận hành của doanh nghiệp. Có thể ban đầu bạn sẽ thấy rằng chúng “chẳng đáng là bao” và “làm lơ” đi nhưng về lâu dài điều này có thể gây nên một hệ quả rất lớn. Thậm chí, tạo thành một lỗ hổng về tài chính trong kinh doanh. Nhiều chủ doanh nghiệp “mất ăn mất ngủ” cho các khoản phí đầu tư sản xuất, marketing, nhân viên nhưng họ lại xem nhẹ những khoản phí ẩn.
Cũng chính vì vậy, theo thời gian khi chí phí ẩn phình to ra thì họ mới nhận ra những hậu quả của chúng và vội vã tìm kiếm giải pháp khắc phục. Vì có thể xuất hiện ở rất nhiều khía cạnh trong kinh doanh, nên hậu quả mà chi phí ẩn mang đến khi doanh nghiệp không kiểm soát một cách hiệu quả sẽ liên quan đến rất nhiều vấn đề khác nhau.
• Doanh thu, lợi nhuận tổng ảnh hưởng nghiêm trọng từ bị sụt giảm.
• Nhân viên hoàn toàn có thể gian dối, vụ lợi riêng từ những khoản phí này.
• Hệ thống quản trị trở nên yếu kém, hoạt động kém hiệu quả.
• Ảnh hưởng đến chuỗi vận hành của cả doanh nghiệp.
• Nhân viên làm việc kém hiệu quả, không tạo ra được nhiều giá trị tích cực.
• Tăng giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Để hiểu hơn về tình hậu quả của chi phí ẩn trong kinh doanh, buộc các doanh nghiệp cần phải nắm rõ về từng khoản một. Bởi ở mỗi một vấn đề thì hệ quả chúng mang lại sẽ có sự khác nhau, có thể ngay trước mắt bạn sẽ chưa thể nhìn nhận được một cách rõ ràng.
3/ Phân biệt chi phí ẩn và chi phí hiện trong kinh doanh
Chúng ta ví chi phí ẩn giống như phần chìm của tảng băng vậy còn phần nổi bên trên có thể coi đó là chi phí hiện trong kinh doanh. Có thể thấy từ hai hình ảnh ẩn dụ này, bạn có thể nhận thấy được sự khác nhau giữa các loại chi phí này. Một bên ẩn còn một bên hiện, một bên khó có thể kiểm soát, đo lường còn một bên có thể được quản lý, nhìn nhận một cách rõ ràng nhất. Trái ngược với chi phí ẩn, chi phí hiện được ghi chép, thông kế cụ thể trong các bảng báo cáo tài chính, ngân sách hoạt động.
Đó sẽ là các con số cụ thể, được hạch toán chi tiết và quản lý một cách hệ thống từ các bộ phần liên quan mật thiết. Nó sẽ được đương lường một cách chính xác cho mục đích kế toán mà bạn vẫn thường biết đến. Ngược lại, chi phí ẩn lại không được báo cáo, thông kê chi tiết vì điều này dường như là không bắt buộc và cũng khó hơn trong việc quản lý. Khi tính toán lợi nhuận, các doanh nghiệp sẽ lấy doanh thu tổng trừ đi các khoản chi phí đã bỏ ra. Tức là sẽ bao gồm tất cả các khoản phí trong kinh doanh, vận hành. Nhưng chi phí ẩn thường rất khó để kiểm soát, tính toán cụ thể nên vẫn luôn có sự sai số dù ít hay nhiều sẽ xuất hiện.
4/ Cách tính chi phí ẩn chính xác
Như đã đề cập đến ở phần trên, chi phí ẩn là các khoản rất khó trong việc tính toán cũng như quản lý. Gần như sẽ không có một công thức tính chi phí ẩn nào để bạn dập khuôn cho ra một con số chính xác cho mình. Bởi thực tế của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, chưa kể mỗi khoản phí còn dựa vào nhiều yếu tố thực tế thì mới có thể tính toán được. Để tính được chi phí ẩn bạn cần phải xem xét đến mọi yếu tố liên quan, không đặt chúng ở trường hợp độc lập. Xác định tất cả các nguồn lực bạn sử dụng để tạo ra nguồn doanh thu thực tế.
Cùng với đó, bạn có thể áp dụng cách tính chi phí ẩn bằng việc gắn với một số tiền cụ thể. Khi một nguồn lực trong doanh nghiệp được sử dụng (không liên quan đến việc bán hoặc cho thuê để tạo ra lợi nhuận thực tế) thì ngay lúc này bạn sẽ phải gắn cho nó một giá trị sử dụng cụ thể. Ví dụ, bạn có có 10 chiếc xe ô tô nếu cho thuê vận tải thì mỗi tháng bạn sẽ kiếm được khoảng 40.000.000VND. Tuy nhiên, bạn lại sử dụng nó cho mục đích vận hành kinh doanh của mình, vậy khoản chi phí ẩn lúc này sẽ là 40.000.000VND.
Bạn sẽ kiếm được lợi nhuận nếu cho thuê và không kiếm được khoản này nếu bạn sử dụng như một nguồn lực để vận hành cho quá trình kinh doanh của mình. Từ ví dụ về chi phí ẩn với cách tính đơn giản này, bạn sẽ biết được rõ khoản phí mà mình đầu tư cho việc vận hành, các hoạt động nội bộ của mình là bao nhiêu. Gắn với một con số cụ thể, ngay cả khi không ghi chép, báo cáo theo định kỳ thì bạn vẫn có thể kiểm soát được chúng.
5/ Bật mí 6 nhóm chi phí ẩn cần tối ưu cho doanh nghiệp
Chi phí họp hành
Có lẽ đây là khoản mà khiến nhiều bạn phải bất ngờ, dựa trên thông kế của Doodle vào năm 2019, chi phí cho việc diễn ra các cuộc họp 58 tỷ đô ở Anh và 499 tỷ đô ở Hoa Kỳ. Những con số có lẽ chỉ cần nghe qua thôi cũng khiến bất kì ai cũng phải giật mình. Thoạt nhìn qua, bạn sẽ không hiểu vì sao mà chỉ là họp hành thôi mà lại tốn kém và lãng phí đến như vậy. Thực tế, các cuộc họp thường được diễn ra trong các doanh nghiệp, công ty với đủ mọi quy mô khác nhau. Các cuộc họp kéo dài và có sự tham gia của nhiều người sẽ tiêu tốn nhiều nguồn lực. Như điện nước, tài liệu, thời gian làm các công việc khác,…
Chi phí làm thêm giờ
Việc làm thêm giờ là điều không còn gì lạ ở mọi công ty, doanh nghiệp nhất là vào các thời điểm triển khai các chiến lược kinh doanh, marketing hay hoàn thiện sản xuất. Nhiều người cho rằng đây là điều rất đáng mừng vì nhân viên nỗ lực làm việc, mang đến thêm các lợi ích hiệu quả cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, mặt đối lập của nó lại tạo ra các khoản chi phí ẩn gây lãng phí. Đầu tiên, làm thêm giờ chưa chắc đã là chăm chỉ có thể do họ làm việc kém hiệu quả, chậm tiến độ. Tiếp đến, nhân viên ở lại thêm giờ cũng đồng nghĩa phải sử dụng các nguồn lực để hỗ trợ khác. Cuối cùng, về lâu dài làm thêm giờ khiến tinh thần và hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên sẽ giảm sút.
Chi phí cho việc sắp xếp sai vị trí
“Đúng người – Đúng vị trí” là điều mà các doanh nghiệp cần phải đảm bảo, tuy nhiên thực tế thì không phải lúc nào cũng sẽ được như vậy. Việc sắp xếp vị trí làm việc không đúng với khả năng, chuyên môn của nhân viên có thể gây ra rất nhiều sự lãng phí về tuyển dụng, đào tạo và thay thế người mới. Thêm vào đó, nhân viên không được sắp xếp đúng với vị trí phù hợp cũng khiến hiệu quả công việc không được đảm bảo theo đúng mong muốn. Trong khi đó, tiền lương và các khoản phụ cập thì vẫn phải trả đều đều mỗi tháng.
Chi phí cho “tài nguyên nhân rỗi”
“Tài nguyên nhàn rỗi” không chỉ đề cập đến nhân sự mà cả máy móc, thiết bị được sử dụng trong quá trình vận hành, hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp chỉ tự động hóa 25 – 40% thì nhân viên sẽ mất đến 22% thời gian cho thao tác “chân tay” mà được lặp đi lặp lại mối ngày. Trong khi đó, khoảng thời gian nhàn rỗi này nếu biết tận dụng sẽ mang đến hiệu quả cao hơn trong suốt quá trình làm việc. Nhìn vào số lượng tài nguyên nhàn rỗi bạn hoàn toàn có thể đánh giá được quá trình sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp có hiệu quả hay không.
Chi phí do quy trình không hiệu quả
Quy trình làm việc, vận hành của một doanh nghiệp sẽ trải qua và liên quan đến rất nhiều khâu khác nhau. Theo đà phát triển, khi công việc làm ăn hiệu quả quy mô sẽ được mở rộng. Đồng nghĩa với việc số lượng nhân sự, khối lượng công việc cũng sẽ tỷ lệ thuận tăng theo. Điều này sẽ tạo nên những áp lực trực tiếp đến các quy trình nếu không có sự thay đổi. Nhất là khi xu hướng công nghệ hóa ngày càng được áp dụng nhiều trong các quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Nhưng không phải lúc nào sử dụng công nghệ cũng có thể nâng cao hiệu quả từ quy trình mà bạn đang cần thiết.
Chi phí ẩn từ các bộ phận khó kiểm soát
Trong doanh nghiệp có rất nhiều bộ phận khác nhau, nhưng đôi khi không phải lúc nào cũng có thể quản lý và kiểm soát được tất cả. Điều này xảy ra rất nhiều chứ không phải là một trường hợp hiếm nào cả. Những bộ phận không có KPI hay OKR rõ ràng sẽ rất khó kiểm soát. Nếu xảy ra các vấn đề còn gây ảnh hưởng đến tiến độ, kết quả làm việc của các bộ phận khác. Vì vậy, chi phí ẩn từ các bộ phần khó kiểm soát cũng không hề ít chút nào và nhà quản lý cần phải có những phương án tối ưu tốt ngay lập tức.
6/ Nguyên tắc kiểm soát chi phí ẩn trong kinh doanh
Tác hại từ việc không kiểm soát và tối ưu được chi phí ẩn trong kinh doanh là điều khiến chúng ta phải lo lắng. Ngay cả khi bạn chưa nhìn nhận chúng được một cách rõ ràng thì việc kiểm soát vẫn cần phải được tiến hành từ đầu. Hơn thế, cắt giảm và tiết kiệm được chi phí ẩn còn giúp nâng cao sức cạnh tranh so với các đối thủ khác nếu muốn dành được thị phần cho mình.
Tuy nhiên, để có thể kiểm soát chi phí ẩn trong kinh doanh một cách hiệu quả nhất bạn cần tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc như sau:
Nguyên tắc 1: Thường xuyên đổi mới và cập nhật quy trình quản lý, làm việc, sản xuất, kinh doanh,… của doanh nghiệp. Cải tiến để loại bỏ đi các nhân tố gây dư thừa, lãng phí trong từng khâu vận hành một.
Nguyên tắc 2: Xây dựng cơ cấu sản xuất tinh gọn, tối ưu hóa về thời gian vận hành, cắt giảm thời gian chờ của nhân viên, tránh xung đột giữa các khâu trong từng công đoạn sản xuất.
Nguyên tắc 3: Quản lý chặt chẽ lượng hàng hóa, nguyên, vật liệu tồn kho nhằm tối ưu chi phí. Tồn kho quá nhiều, thời gian kéo dài khiến doanh nghiệp phải chi trả rất nhiều khoản phí khác nhau để bảo quản, chứa đựng.
Nguyên tắc 4: Thường xuyên cập nhật các quy định, quy chế pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kịp thời sửa đổi, áp dụng cho quy trình vận hành của mình.
Nguyên tắc 5: Thiết kế hệ thống quản trị cung ứng thành một chuỗi vận hành chuyên nghiệp, khoa học. Các công đoạn phải có sự thông suốt với nhau tạo thành một chuỗi trôi chảy.
Nguyên tắc 6: Đảm bảo chức năng dự báo nhu cầu tiêu thụ, sử dụng nguyên, vật liệu để chủ động trong việc xây dựng các chiến lược kinh doanh, sản xuất trong tương lai.
Xem thêm: Chiến lược giảm giá kinh doanh: Có nên áp dụng không? Bí quyết giúp tạo dựng sự thành công
Chi phí ẩn trong kinh doanh là điều mà mọi nhà quản lý đều lo lắng và tìm kiếm cho mình các cách kiểm soát, cắt giảm sao cho hiệu quả nhất. Bởi trên thương trường, chỉ một yếu tố nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong khi đó, mọi khoản chi phí đều ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, hãy xây dựng cho mình những biện pháp để tối ưu chi phí ẩn ngay từ lúc này nhé.
