Số hóa bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng, khách hàng và doanh thu thuận tiện hơn. Nhưng nếu công việc nội bộ vẫn nằm rải rác ở Excel, nhóm chat và những lần cập nhật thủ công, quá trình quản trị vẫn còn nhiều khoảng trống.
Số hóa bán hàng chưa đồng nghĩa với số hóa quản trị
Nhiều doanh nghiệp đã đi khá xa trong việc số hóa hoạt động bán hàng.
Đơn hàng được tạo trên phần mềm. Tồn kho được cập nhật. Doanh thu có báo cáo. Thông tin khách hàng cũng được lưu trữ thay vì nằm hoàn toàn trên sổ sách hoặc file Excel.
Nhưng khi bước vào hoạt động quản trị nội bộ, cách làm cũ lại xuất hiện.
Một nhân viên nhận việc qua nhóm chat. Một quản lý giao việc qua tin nhắn riêng. Tiến độ được cập nhật trong một file khác. Đến cuối tuần, quản lý lại phải hỏi từng người xem công việc đã hoàn thành đến đâu.
Lúc này, doanh nghiệp có thể đã số hóa bán hàng nhưng chưa thực sự số hóa cách vận hành.
1. Giao việc vẫn phụ thuộc vào tin nhắn
“Việc này giao cho ai?”
“Đã làm chưa?”
“Bao giờ xong?”
Đây là những câu hỏi rất quen thuộc trong quá trình vận hành.
Khi số lượng nhân sự còn ít, việc giao việc qua chat có thể vẫn hoạt động được. Nhưng khi đội ngũ tăng lên, tin nhắn bắt đầu bị trôi.
Một nhiệm vụ có thể được giao nhưng không có nơi theo dõi rõ ràng. Người quản lý nhớ việc, nhân viên cũng nhớ việc, nhưng không có một hệ thống thống nhất để cả hai cùng nhìn vào.
Kết quả là việc quản lý phụ thuộc khá nhiều vào khả năng ghi nhớ và cập nhật thủ công.
2. Đã giao việc không có nghĩa là kiểm soát được tiến độ
Một công việc có thể có trạng thái “đã giao” trong nhiều ngày nhưng thực tế chưa được bắt đầu.
Nếu chỉ nhìn vào danh sách nhiệm vụ, quản lý rất khó biết vấn đề đang nằm ở đâu.
- Nhân viên chưa bắt đầu?
- Đang chờ thông tin từ phòng ban khác?
- Công việc phát sinh thêm vấn đề?
- Hay đơn giản là đã hoàn thành nhưng chưa cập nhật?
Quản trị hiệu quả cần nhìn được cả quá trình từ giao việc → thực hiện → cập nhật → hoàn thành, thay vì chỉ biết công việc đã được giao.
3. Thông tin phân tán khiến quản lý mất thời gian
Một công việc có thể liên quan đến nhiều người.
Ví dụ, bộ phận kinh doanh cần marketing hỗ trợ một nội dung. Marketing cần thiết kế phối hợp. Quản lý cần theo dõi thời hạn.
Nếu mỗi người cập nhật ở một nơi, người quản lý phải tự ghép các mảnh thông tin lại với nhau.
Khi đó, thời gian dành cho quản trị lại bị tiêu tốn vào việc đi tìm thông tin.
4. Báo cáo cuối kỳ chưa chắc phản ánh được quá trình
Một báo cáo có thể cho biết công việc nào đã hoàn thành.
Nhưng nếu muốn biết:
- Công việc bị chậm ở đâu?
- Bộ phận nào thường xuyên quá tải?
- Nhiệm vụ nào bị tồn lâu?
- Vì sao một kế hoạch không đạt tiến độ?
thì dữ liệu cần được ghi nhận xuyên suốt quá trình thực hiện.
Đây là điểm khác biệt giữa việc có báo cáo và có dữ liệu để quản trị.
TUHA Work giúp đưa hoạt động quản trị lên cùng một hệ thống
TUHA Work hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, trao đổi và cập nhật thông tin tập trung.
Thay vì để nhiệm vụ nằm rải rác trong các cuộc trò chuyện, đội ngũ có thể theo dõi công việc theo từng người, từng phòng ban và tiến độ thực hiện.
Số hóa bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn những gì đang bán.
Số hóa quản trị giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn cách đội ngũ đang vận hành.
