Họp là công cụ để trao đổi và ra quyết định. Nhưng nếu mọi công việc đều phải chờ một cuộc họp, thời gian của đội ngũ có thể đang bị dùng để phối hợp thay vì thực sự xử lý công việc.
Vì sao doanh nghiệp ngày càng nhiều cuộc họp?
Một cuộc họp thường bắt đầu rất hợp lý.
Có vấn đề cần trao đổi.
Có nhiều người liên quan.
Cần thống nhất cách xử lý.
Nhưng theo thời gian, cuộc họp có thể trở thành cách mặc định để giải quyết mọi việc.
Cần giao việc → họp.
Cần cập nhật tiến độ → họp.
Cần hỏi một thông tin → họp.
Cần xử lý một vấn đề nhỏ → lại họp.
Đến lúc đó, doanh nghiệp không còn dùng cuộc họp cho những việc cần nhiều người cùng quyết định mà đang dùng cuộc họp như một công cụ quản lý công việc hằng ngày.
4 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang họp quá nhiều
1. Họp để cập nhật những thông tin đã có
Nếu mỗi nhân viên lần lượt báo cáo:
“Việc A đang làm.”
“Việc B đã xong.”
“Việc C đang chờ.”
thì cuộc họp đang được sử dụng như một bảng theo dõi tiến độ.
Nếu những trạng thái này đã được cập nhật trên hệ thống, người quản lý có thể xem trước và chỉ đưa những vấn đề cần xử lý vào cuộc họp.
2. Họp xong nhưng chưa có người làm
Một cuộc họp có rất nhiều ý kiến nhưng kết thúc bằng:
“Về triển khai thì mọi người xem lại nhé.”
Đây là lúc cuộc họp chưa tạo ra hành động rõ ràng.
Ít nhất sau khi kết thúc, cần biết:
Ai làm → Làm gì → Khi nào xong.
3. Một vấn đề xuất hiện trong nhiều cuộc họp
Nếu cùng một vấn đề được nhắc lại tuần này qua tuần khác, doanh nghiệp cần nhìn vào nguyên nhân.
Có thể chưa có người chịu trách nhiệm.
Có thể chưa có cách xử lý thống nhất.
Hoặc người có trách nhiệm chưa có đủ quyền để giải quyết.
Thêm một cuộc họp chưa chắc giải quyết được những vấn đề này.
4. Quá nhiều người tham gia
Một cuộc họp có 10 người kéo dài 1 giờ thực tế sử dụng 10 giờ làm việc.
Nếu chỉ 3 người thực sự cần trao đổi, 7 người còn lại đang mất thời gian mà không trực tiếp tạo ra quyết định.
Không phải việc gì cũng cần họp
Có thể chia công việc thành 4 nhóm đơn giản:
Cần quyết định: nhiều phương án, cần trao đổi → nên họp.
Cần phối hợp: cần làm rõ thông tin giữa một vài người → trao đổi trực tiếp hoặc trên công việc.
Cần giao: đã biết phải làm gì → giao rõ người và deadline.
Cần cập nhật: chỉ cần người liên quan biết trạng thái → cập nhật trên hệ thống.
Cách phân loại này giúp cuộc họp tập trung vào những việc thực sự cần con người cùng ngồi lại.
Họp để quyết định, không phải để đi tìm thông tin
Một trong những lý do khiến cuộc họp kéo dài là mọi người bước vào phòng họp khi chưa có đủ thông tin.
Đến lúc đó, một nửa thời gian được dùng để hỏi:
“Việc này đang ở đâu?”
“Ai đang phụ trách?”
“Đã xử lý đến bước nào?”
“Vì sao chưa xong?”
Nếu thông tin công việc đã được cập nhật trước, cuộc họp có thể bắt đầu ngay từ phần quan trọng hơn:
Vấn đề là gì? Có những phương án nào? Cần quyết định điều gì?
Đây mới là giá trị thực sự của một cuộc họp.
TUHA Work giúp công việc được theo dõi trước khi cần họp
Với TUHA Work, doanh nghiệp có thể giao việc, đặt deadline và theo dõi tiến độ trên một hệ thống.
Nhờ đó, quản lý có thể nắm được tình hình công việc trước khi tổ chức cuộc họp.
Cuộc họp khi đó không còn phải dành quá nhiều thời gian để “điểm danh” công việc.
Không cần giảm số cuộc họp bằng mọi giá. Điều cần giảm là những cuộc họp không tạo ra quyết định, hành động hoặc kết quả rõ ràng.
