Một công việc càng có nhiều bước kiểm tra chưa chắc càng an toàn. Nếu vai trò của từng người không rõ, công việc có thể bị chậm và khi xảy ra vấn đề lại khó xác định ai chịu trách nhiệm cuối cùng.
“Nhiều người duyệt” có thực sự đồng nghĩa với “kiểm soát tốt”?
Giả sử một đề xuất cần đi qua ba người.
Người thứ nhất kiểm tra thông tin.
Người thứ hai đánh giá.
Người thứ ba phê duyệt.
Nhìn trên sơ đồ, quy trình có vẻ rất chặt.
Nhưng nếu sau đó xảy ra vấn đề, câu hỏi xuất hiện:
Ai chịu trách nhiệm?
Người thứ nhất có thể nói:
“Tôi chỉ kiểm tra dữ liệu.”
Người thứ hai:
“Tôi chỉ góp ý.”
Người thứ ba:
“Tôi phê duyệt dựa trên thông tin được cung cấp.”
Tất cả đều đã làm phần việc của mình.
Nhưng kết quả cuối cùng vẫn có thể không có người thực sự chịu trách nhiệm.
Cần phân biệt 4 vai trò
Người thực hiện
Đây là người trực tiếp tạo ra kết quả.
Họ cần biết rõ mình phải làm gì và tiêu chuẩn hoàn thành là gì.
Người kiểm tra
Người kiểm tra xác nhận công việc đáp ứng yêu cầu.
Vai trò này không đồng nghĩa với việc chịu trách nhiệm cho toàn bộ kết quả.
Người quyết định
Khi có nhiều phương án, cần có người có quyền đưa ra quyết định cuối cùng.
Nếu tất cả đều có quyền phủ quyết, công việc rất dễ kéo dài.
Người chịu trách nhiệm cuối cùng
Đây là người phải đảm bảo công việc thực sự đi đến kết quả.
Họ có thể không trực tiếp làm tất cả các bước, nhưng phải theo dõi để công việc không bị bỏ lại giữa các khâu.
Điều gì xảy ra khi trách nhiệm không rõ?
Công việc chậm: Mỗi bước đều chờ người tiếp theo xác nhận.
Quyết định bị đẩy qua lại: Không ai muốn là người đưa ra quyết định cuối cùng.
Sai sót khó truy nguyên: Khi có vấn đề, mọi người mất thời gian xác định lỗi nằm ở đâu.
Quản lý phải can thiệp: Người quản lý trở thành “điểm nối” giữa tất cả các bên.
Điều này đặc biệt dễ xảy ra khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban cùng tham gia một quy trình.
Có nên giảm số người tham gia?
Không nhất thiết.
Một số công việc thực sự cần nhiều lớp kiểm tra.
Ví dụ, một quyết định liên quan đến bán hàng, tài chính và vận hành có thể cần nhiều bộ phận cùng tham gia.
Điều cần thay đổi không phải lúc nào cũng là số lượng người, mà là vai trò của từng người.
Một quy trình có thể có nhiều người tham gia nhưng vẫn vận hành tốt nếu mọi người biết rõ:
- Mình chịu trách nhiệm ở bước nào.
- Mình có quyền quyết định đến đâu.
- Khi hoàn thành thì bàn giao cho ai.
- Ai chịu trách nhiệm cuối cùng.
Làm sao để xác định trách nhiệm rõ hơn?
Với những công việc thường xuyên bị chậm hoặc phát sinh tranh luận, hãy thử đặt 4 câu hỏi:
Ai làm?
Ai kiểm tra?
Ai quyết định?
Ai chịu trách nhiệm nếu kết quả không đạt?
Nếu một trong bốn câu hỏi không có câu trả lời rõ ràng, quy trình có thể đang có một điểm cần điều chỉnh.
Ngoài ra, thông tin về công việc cũng cần được ghi nhận để mọi người cùng nhìn thấy thay vì chỉ truyền đạt bằng lời nói.
Một quy trình tốt không phải là quy trình có nhiều người kiểm soát nhất
Thêm một người vào quy trình có thể tăng kiểm soát.
Nhưng cũng có thể tạo thêm một điểm chờ.
Vì vậy, trước khi thêm một bước phê duyệt, nên hỏi:
Bước này đang tạo thêm giá trị kiểm soát hay chỉ làm công việc đi chậm hơn?
Quản lý tốt không phải là để mọi việc đi qua thật nhiều người.
Mà là đảm bảo đúng người thực hiện, đúng người quyết định và có một người chịu trách nhiệm đến cùng.
