Phân tích các lỗi thường gặp (quá phụ thuộc vào công cụ, không đào tạo nhân viên, thiếu liên kết dữ liệu...), kèm giải pháp cụ thể.
📌 Áp dụng phần mềm quản lý bán hàng là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng "đầu tư mà không hiệu quả", do mắc phải những sai lầm phổ biến trong quá trình triển khai.
❌ 1. Quá phụ thuộc vào công cụ – bỏ qua tư duy vận hành
Nhiều doanh nghiệp kỳ vọng phần mềm sẽ “tự động hóa mọi thứ” mà không cần can thiệp hay điều chỉnh quy trình vận hành. Tuy nhiên, phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ, không thể thay thế hoàn toàn tư duy quản trị.
🔧 Giải pháp:
- Coi phần mềm là trợ thủ, không phải “phép màu”.
- Trước khi triển khai, cần đánh giá lại quy trình nội bộ và chuẩn hóa từ gốc: đơn hàng, kho, khách hàng, dòng tiền...
- Lập kế hoạch ứng dụng rõ ràng: mục tiêu – phạm vi – nhân sự – thời gian triển khai.
❌ 2. Không đào tạo nhân viên đầy đủ – dẫn đến “làm sai” hoặc “không làm”
Phần mềm hiện đại có thể rất thông minh, nhưng nếu người sử dụng không được đào tạo đúng cách, mọi tính năng sẽ bị bỏ phí hoặc dùng sai cách, gây ra sai sót nghiêm trọng.
🔧 Giải pháp:
- Đào tạo nhân viên theo từng phòng ban, theo vai trò sử dụng (bán hàng, kho, kế toán...).
- Có tài liệu nội bộ hướng dẫn hoặc mời đơn vị triển khai đào tạo trực tiếp.
- Giao trách nhiệm cụ thể cho một nhân sự hoặc team "chủ lực" sử dụng phần mềm và hỗ trợ các phòng ban khác.
❌ 3. Dữ liệu thiếu đồng bộ – phần mềm không phát huy hiệu quả
Doanh nghiệp thường lưu trữ dữ liệu rời rạc: nhân viên tự ghi đơn, kho tự theo dõi tồn, kế toán tự tổng hợp… Khi triển khai phần mềm mà không gom dữ liệu lại và đồng bộ, hệ thống sẽ bị thiếu chính xác, gây mâu thuẫn thông tin.
🔧 Giải pháp:
- Trước khi triển khai, hãy dọn dẹp và chuẩn hóa dữ liệu: khách hàng, tồn kho, sản phẩm, nhà cung cấp...
- Đồng bộ hóa các kênh bán hàng vào một hệ thống duy nhất (Shopee, TikTok Shop, Facebook, website...).
- Duy trì kỷ luật nhập liệu đúng và đủ theo quy trình chung toàn doanh nghiệp.
❌ 4. Không tích hợp phần mềm với các hệ thống liên quan khác
Nhiều doanh nghiệp chỉ dùng phần mềm cho một mục đích (như bán hàng) mà quên kết nối với các bộ phận khác như kế toán, vận chuyển, kho, marketing… Điều này khiến thông tin bị cắt khúc, doanh nghiệp không có bức tranh toàn cảnh.
🔧 Giải pháp:
- Chọn phần mềm có khả năng tích hợp đa hệ thống (kế toán, CRM, vận đơn, sàn TMĐT…).
- Xây dựng quy trình liên kết dữ liệu nội bộ, từ bán hàng đến tài chính, vận hành.
- Ưu tiên sử dụng phần mềm tất cả trong một (All-in-one) để dễ dàng quản lý và theo dõi.
❌ 5. Không theo dõi và đánh giá hiệu quả sau khi triển khai
Triển khai xong phần mềm không có nghĩa là mọi thứ đã “ổn”. Nhiều doanh nghiệp không có cơ chế đánh giá hiệu quả, dẫn đến việc phần mềm bị “bỏ xó” sau vài tháng vì cho rằng “không hiệu quả”.
🔧 Giải pháp:
- Xác định chỉ số đánh giá (KPI) rõ ràng: thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ sai sót tồn kho, doanh số theo từng kênh...
- Tổ chức họp đánh giá hàng tuần hoặc hàng tháng để theo dõi tình hình sử dụng.
- Lắng nghe phản hồi của người dùng nội bộ để liên tục tối ưu quy trình và cấu hình hệ thống.
✅ Kết luận: Để phần mềm thực sự mang lại giá trị – cần tư duy đúng và triển khai có chiến lược
Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ mạnh mẽ, nhưng chỉ hiệu quả khi được sử dụng đúng cách, đúng người và đúng mục tiêu.
🟢 Tuha – phần mềm quản lý bán hàng đa kênh – không chỉ cung cấp công cụ, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt hành trình ứng dụng, đào tạo và tối ưu hệ thống vận hành.
