Một đơn hàng không kết thúc ở thời điểm khách bấm đặt mua. Từ lúc tiếp nhận đơn, kiểm tra sản phẩm, xác nhận, xử lý giao hàng đến cập nhật kết quả, mỗi khâu đều có thể trở thành điểm đứt quãng nếu thông tin không được liên kết.
Một đơn hàng đi qua nhiều người hơn tưởng tượng
Với một đơn hàng đơn giản, quy trình có thể gồm:
Tiếp nhận đơn → kiểm tra thông tin → xác nhận → chuẩn bị hàng → giao hàng → cập nhật kết quả.
Nếu doanh nghiệp có nhiều kênh bán hàng hoặc nhiều nhân sự, số điểm phối hợp còn tăng lên.
Đơn có thể đến từ website, Facebook, sàn thương mại điện tử hoặc các kênh khác.
Sau đó thông tin phải được chuyển cho người xử lý đơn, kho, giao hàng và bộ phận liên quan.
Chỉ cần một mắt xích không nhận được thông tin, cả đơn hàng có thể bị chậm.
“Đứt quãng” thường xảy ra ở đâu?
1. Đơn hàng nằm ở nhiều nơi
Nhân viên kiểm tra một kênh để tìm đơn.
Kho lại theo dõi bằng một file khác.
Quản lý xem doanh thu trên một bảng tổng hợp.
Khi cần đối chiếu, mọi người phải ghép dữ liệu từ nhiều nguồn.
Càng nhiều bước thủ công, khả năng sai lệch càng cao.
2. Thông tin không đi cùng đơn hàng
Một khách có thể đặt hàng với những thông tin đã được tư vấn từ trước.
Nếu nhân viên xử lý đơn không nhìn thấy thông tin liên quan, khách có thể phải cung cấp lại.
Không chỉ gây mất thời gian, điều này còn tạo cảm giác doanh nghiệp đang làm việc rời rạc.
3. Không biết đơn đang mắc ở khâu nào
Đơn chưa giao không đồng nghĩa với đơn đang được xử lý.
Có thể đang:
- Chờ xác nhận.
- Chờ kiểm tra hàng.
- Chờ đóng gói.
- Chờ giao.
- Giao không thành công.
- Cần xử lý lại.
Nếu chỉ nhìn thấy trạng thái “chưa hoàn thành”, quản lý rất khó biết phải can thiệp ở đâu.
Quản lý đơn hàng không chỉ là nhập đơn
Khi số lượng đơn còn ít, doanh nghiệp có thể xử lý bằng bảng tính hoặc các công cụ riêng lẻ.
Nhưng khi số lượng tăng, vấn đề không còn nằm ở việc ghi nhận đơn hàng.
Mà là làm sao để toàn bộ quá trình từ đơn đến kết quả được theo dõi liền mạch.
Một hệ thống quản lý bán hàng cần giúp doanh nghiệp nhìn được:
Đơn đến từ đâu → Khách hàng là ai → Sản phẩm nào → Đang ở bước nào → Ai đang xử lý → Kết quả cuối cùng.
TUHA giúp tập trung quy trình bán hàng trên một hệ thống
TUHA được xây dựng để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các hoạt động bán hàng tập trung hơn, từ đơn hàng, sản phẩm, tồn kho đến khách hàng và báo cáo.
✔️ Quản lý đơn hàng
Đơn hàng được tập trung để đội ngũ theo dõi và xử lý thay vì phải kiểm tra nhiều nơi.
✔️ Quản lý sản phẩm và tồn kho
Thông tin sản phẩm và số lượng tồn được quản lý cùng hệ thống, giúp hạn chế việc phải đối chiếu thủ công giữa nhiều bảng dữ liệu.
✔️ Quản lý khách hàng
Thông tin khách hàng được gắn với hoạt động bán hàng, giúp đội ngũ có thêm dữ liệu khi xử lý đơn và chăm sóc khách.
✔️ Theo dõi quá trình xử lý
Đơn hàng không chỉ được ghi nhận mà còn cần được theo dõi trong quá trình xử lý, giúp quản lý dễ phát hiện những đơn đang có vấn đề.
✔️ Báo cáo bán hàng
Khi dữ liệu bán hàng được tập trung, doanh nghiệp có thể theo dõi doanh thu và tình hình kinh doanh trên cùng một hệ thống thay vì tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn.
Điều quan trọng là thông tin phải đi cùng đơn hàng
Một đơn hàng có thể đi qua nhiều người.
Điều đó không có vấn đề nếu thông tin được chuyển giao đầy đủ.
Vấn đề xuất hiện khi mỗi người chỉ nhìn thấy một phần:
Kho chỉ biết sản phẩm.
Nhân viên bán hàng chỉ biết khách.
Quản lý chỉ nhìn thấy doanh thu.
Đến khi có vấn đề, mọi người phải ghép các mảnh thông tin lại với nhau.
Một hệ thống quản lý tập trung giúp giảm khoảng trống đó.
Thông tin về đơn hàng, khách hàng, sản phẩm và quá trình xử lý được đặt trong cùng một luồng quản lý.
Đơn hàng càng nhiều, điểm đứt quãng càng cần được nhìn thấy
Khi doanh nghiệp còn nhỏ, một vài thao tác thủ công có thể chưa tạo ra vấn đề lớn.
Nhưng khi số lượng đơn tăng, mỗi thao tác kiểm tra, nhập lại hoặc đối chiếu đều được lặp lại rất nhiều lần.
Lúc đó, một lỗi nhỏ trong quy trình có thể tạo ra hàng chục hoặc hàng trăm trường hợp tương tự.
Vì vậy, mục tiêu của quản lý bán hàng không chỉ là xử lý được nhiều đơn hơn.
Mà là xây dựng một quy trình trong đó đơn hàng có thể đi qua nhiều khâu mà thông tin vẫn được kết nối.
Đơn hàng đi qua nhiều người không đáng lo. Đáng lo là khi mỗi người chỉ nhìn thấy một phần của đơn hàng và không ai nhìn được toàn bộ hành trình.
