Số lượng đơn và doanh thu tăng chưa chắc đồng nghĩa với dòng tiền thực tế tăng. Đơn hủy, đơn hoàn, công nợ và các khoản chi phí có thể tạo ra những điểm mù khiến doanh nghiệp đánh giá sai hiệu quả kinh doanh.
Có đơn hàng chưa chắc đã có tiền
Một trong những chỉ số khiến chủ shop vui nhất là số lượng đơn tăng.
Hôm nay 100 đơn.
Ngày mai 150 đơn.
Tháng này doanh thu cao hơn tháng trước.
Nhìn trên bề mặt, đây rõ ràng là tín hiệu tích cực.
Nhưng sau một thời gian, doanh nghiệp có thể nhận ra một điều:
Doanh thu tăng nhưng tiền thực tế không tăng tương ứng.
Đây là lúc cần nhìn sâu hơn vào toàn bộ quá trình từ đơn hàng đến dòng tiền.
Bởi giữa:
“Khách đặt hàng”
và
“Doanh nghiệp thực sự thu được tiền”
có rất nhiều bước.
Một đơn hàng trải qua những gì trước khi trở thành tiền?
Một khách hàng đặt sản phẩm trị giá 500.000 đồng.
Trên hệ thống có thể ghi nhận một đơn hàng trị giá 500.000 đồng.
Nhưng điều đó chưa có nghĩa doanh nghiệp đã có thêm 500.000 đồng tiền thực thu.
Đơn có thể:
- Bị khách hủy.
- Không giao được.
- Bị hoàn.
- Chưa thu tiền.
- Phát sinh công nợ.
- Phát sinh chi phí vận chuyển hoặc xử lý.
Vì vậy, nếu chỉ nhìn vào giá trị đơn hàng được tạo ra, bức tranh kinh doanh có thể chưa đầy đủ.
“Điểm mù” đầu tiên: đơn đã tạo nhưng chưa hoàn tất
Một shop có 1.000 đơn trong tháng.
Con số này rất đẹp.
Nhưng nếu có 150 đơn bị hủy hoặc hoàn thì kết quả thực tế sẽ khác đáng kể.
Nếu báo cáo chỉ tập trung vào tổng số đơn được tạo, người quản lý có thể đánh giá quá cao hiệu quả bán hàng.
Do đó, cần phân biệt rõ:
Đơn tạo ra ≠ Đơn hoàn tất.
Đây là lý do trạng thái đơn hàng có vai trò quan trọng trong việc đánh giá hoạt động kinh doanh.
“Điểm mù” thứ hai: doanh thu và tiền thu không phải lúc nào giống nhau
Doanh nghiệp có thể phát sinh doanh thu nhưng chưa thu được toàn bộ tiền.
Đặc biệt trong những mô hình có công nợ, thanh toán sau hoặc nhiều phương thức thanh toán, việc chỉ nhìn vào doanh thu có thể khiến người quản lý không nhận ra vấn đề dòng tiền.
Một doanh nghiệp có thể đang bán rất tốt nhưng vẫn gặp khó khăn nếu tiền thu về chậm hơn tốc độ chi ra.
Vì vậy, câu hỏi cần đặt ra không chỉ là:
“Bán được bao nhiêu?”
mà còn:
“Đã thu được bao nhiêu?”
“Điểm mù” thứ ba: đơn hoàn
Đơn hoàn là một trong những trường hợp dễ khiến số liệu bán hàng bị hiểu sai.
Đơn đã từng được ghi nhận.
Hàng đã được chuẩn bị.
Nhân viên đã dành thời gian xử lý.
Nhưng cuối cùng giao dịch không tạo ra kết quả như kỳ vọng.
Không chỉ doanh thu bị ảnh hưởng.
Doanh nghiệp còn có thể phát sinh thêm chi phí liên quan đến quá trình xử lý đơn.
Nếu tỷ lệ hoàn tăng nhưng chỉ số tổng đơn vẫn tăng, người quản lý rất dễ bỏ qua tín hiệu cảnh báo này.
“Điểm mù” thứ tư: công nợ
Công nợ là một vấn đề đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp bán hàng cho đối tác hoặc khách hàng có thỏa thuận thanh toán sau.
Hàng đã được giao.
Doanh thu đã được ghi nhận.
Nhưng tiền chưa về.
Nếu không theo dõi công nợ chặt chẽ, doanh nghiệp có thể nhìn thấy doanh thu trên báo cáo nhưng lại thiếu tiền để phục vụ hoạt động vận hành.
Đây là lý do quản lý bán hàng cần gắn với khả năng theo dõi trạng thái thanh toán.
“Điểm mù” thứ năm: chi phí đi cùng doanh thu
Doanh thu tăng không đồng nghĩa lợi nhuận tăng.
Một đơn hàng có giá trị 500.000 đồng không có nghĩa doanh nghiệp kiếm được 500.000 đồng.
Có thể có:
- Giá vốn.
- Chi phí quảng cáo.
- Chi phí vận chuyển.
- Chi phí đóng gói.
- Chi phí nhân sự.
- Chi phí xử lý đơn.
- Các khoản chi phí khác.
Nếu chỉ nhìn doanh thu, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng:
“Bán càng nhiều nhưng tiền giữ lại không tăng tương ứng.”
Vì sao cần quản lý dữ liệu tập trung?
Một trong những nguyên nhân khiến các điểm mù xuất hiện là dữ liệu bị phân tán.
Đơn hàng ở một nơi.
Thông tin thanh toán ở một nơi khác.
Báo cáo doanh thu ở một file.
Thông tin hoàn đơn lại được nhân viên theo dõi riêng.
Khi dữ liệu không được liên kết, người quản lý rất khó nhìn toàn bộ bức tranh.
Ngược lại, khi thông tin bán hàng được tập trung, việc phân tích trạng thái đơn và kết quả kinh doanh trở nên rõ ràng hơn.
Đừng chỉ hỏi “doanh thu bao nhiêu?”
Một báo cáo bán hàng có giá trị cần trả lời được nhiều câu hỏi hơn.
Có bao nhiêu đơn?
Cho biết quy mô hoạt động.
Bao nhiêu đơn đã hoàn tất?
Cho biết chất lượng chuyển đổi từ đơn tạo ra sang giao dịch hoàn tất.
Bao nhiêu đơn bị hủy hoặc hoàn?
Cho thấy những vấn đề cần được xem xét.
Bao nhiêu tiền đã thu?
Cho thấy dòng tiền thực tế.
Còn bao nhiêu khoản đang chờ?
Cho thấy phần tiền chưa thực sự về doanh nghiệp.
Khi các lớp dữ liệu này được nhìn cùng nhau, người quản lý sẽ có cơ sở tốt hơn để đánh giá tình hình kinh doanh.
TUHA giúp doanh nghiệp nhìn hoạt động bán hàng rõ hơn
Phần mềm quản lý bán hàng TUHA tập trung dữ liệu đơn hàng và quá trình bán hàng trên cùng một hệ thống.
Điều này tạo nền tảng để doanh nghiệp theo dõi đơn hàng, trạng thái xử lý và các dữ liệu liên quan thay vì quản lý rời rạc bằng nhiều công cụ.
Khi dữ liệu được tổ chức tốt, người quản lý có thể chuyển từ cách nhìn:
“Hôm nay bán được bao nhiêu đơn?”
sang:
“Những đơn này đang tạo ra kết quả kinh doanh như thế nào?”
Đó là bước quan trọng để quản lý bán hàng bằng dữ liệu thay vì chỉ dựa vào cảm nhận.
Doanh thu là điểm bắt đầu, không phải điểm kết thúc
Một doanh nghiệp khỏe mạnh không chỉ cần bán được nhiều hàng.
Doanh nghiệp cần hiểu tiền đang đi qua hệ thống như thế nào.
Đơn nào hoàn tất.
Đơn nào bị hủy.
Đơn nào đang chờ.
Tiền nào đã thu.
Khoản nào còn tồn đọng.
Bởi cuối cùng:
Có đơn hàng là tín hiệu của hoạt động bán hàng.
Có dòng tiền là tín hiệu của khả năng vận hành và duy trì hoạt động kinh doanh.
