Quản lý bán hàng bằng Excel: Có thực sự hiệu quả không? Lúc nào nên và không nên dùng?

Đây cũng là một trong những công cụ có “tiếng tăm” không chỉ trong việc quản lý bán hàng mà còn được sử dụng rất nhiều ở các vị trí công việc, chuyên môn khác nhau. Tuy nhiên đây có thực sự là một giải pháp tối ưu hàng đầu trong việc quản lý bán hàng không? vẫn luôn là vấn đề khiến nhiều người phân vân hiện nay.

1/ Giới thiệu chung về Excel

Excel là phần mềm đã trở nên quá đỗi quen thuộc đối với nhiều người, ngay cả các bạn học sinh, sinh viên trong quá trình học tập và nghiên cứu của mình cũng sử dụng đến không ít. Tên gọi đầy đủ của nó là Microsoft Excel đây là một chương trình bảng tính có sẵn trong bộ Microsoft Office bên cạnh những chương trình được mọi người biết đến. Chương trình này sẽ cho phép ghi lại, tính toán và phân tích các dữ liệu khi được nhập vào trên bảng tính Excel được phân chia thành các cột, các hàng từ đó tập hợp lại thành một bảng dữ liệu lớn.

Điểm một các hàng và cột sẽ gặp nhau trong cùng một bảng tính sẽ được gọi là ô, về cơ bản nét tương đồng giao diện hiển thị của nó được dựa trên bảng tính giấy thông dụng mà chúng ta vẫn thường sử dụng trước đấy. Các dữ liệu nhập vào sẽ được lưu trữ và được sử dụng cho các mục đích khác nhau, thông qua các thuật toán được áp dụng trên các cột, hàng, ô trong bảng tính Excel sẽ giúp bạn khai thác thông tin một cách triệt để nhất. Tất cả các phiên bản Excel và các chương trình bảng tính cụ thể đêu có thể lưu trữ nhiều bảng tính vào trong một tệp chung và được lữu giữ lại trên máy tính, laptop của người dùng. 

Các dữ liệu được có thể lưu trữ, sử dụng trong các ô trên bảng tính Excel sẽ phân chia thành các kiểu: Text, số, ngày – thời gian, giá trị Boolean và công thức. Các công thức được tính toán trên chương trình này sẽ rút ngắn thời gian cho việc tính toán của người dùng và nó dựa hoàn toàn vào những dữ liệu mà bạn đã nhập trước đấy. Ngoài ra, Excel còn được sử dụng với các công dụng khác như:

•    Vẽ biểu đồ hoặc xây dựng biểu đồ dữ liệu.
•    Định dạng dữ liệu.
•    In dữ liệu và biểu đồ.
•    Sắp xếp và lọc dữ liệu một cách khoa học.
•    Liên kết dữ liệu bảng tính với các chương trình khác trong Microsoft Office.
•    Nhập dữ liệu vào các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu khác để phân tích chuyên sâu hơn.

2/ Lợi ích khi quản lý bán hàng bằng Excel

Quản lý bán hàng bằng Excel đang là một trong những phương án thay thế cách thức quản lý truyền thống bằng sổ sách, giấy tờ đã bộc lộ rất nhiều khuyết điểm, lỗ hổng không thể khắc phục. Nhất là khi quy mô kinh doanh của bạn ngày càng mở rộng, đơn hàng nhiều, nhân viên tăng lên,… Việc quản lý bằng sổ sách, giấy tờ thủ công đã bị quá tải. Chính vì vậy, Excel trở thành phương án quản lý bán hàng – Một trong những khâu rất quan trọng của kinh doanh, được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn. Phương thức này mang đến những lợi ích không thể phủ nhận.

+ Tối ưu ngân sách: Quản lý bán hàng bằng Excel gần như làm miễn phí, bạn có thể tải các chương trình này về và cài đặt trực tiếp trên máy tính, laptop của mình để sử dụng. Nếu bạn muốn sử dụng các bản tính thông minh, tiện dụng hơn thì có thể bỏ một chút chi phí đã có thể trải nghiệm dễ dàng.

+ Tìm kiếm và theo dõi thông tin dễ dàng hơn: Chương trình Excel giúp việc tìm kiếm và theo dõi thông tin luôn được dễ dàng, thuận tiện hơn rất nhiều. Nếu trước đó bạn đang sử dụng sổ sáng, giấy tờ để quản lý thì sẽ nhận ra rất rõ điều này. Cùng với đó Excel có rất nhiều hàm giúp việc tìm kiếm data trở nên nhanh chóng hơn rất nhiều.

+ Có thể chia sẻ thông tin: Nếu bạn đẩy hoặc tạo các bảng tính Excel lên drive bạn hoàn toàn có thể chia sẻ hoặc lưu trữ thông tin lâu dài cho mình. Đề phòng các trường hợp máy tính bị hỏng và bạn không thể khôi phục lại các dữ liệu đã được lưu trữ trước đó.

3/ Hạn chế khi quản lý bán hàng bằng Excel

Dù so với cách quản lý bán hàng truyền thống từ trước đến nay vẫn luôn được nhiều cá nhân áp dụng, nhưng cách quản lý bán hàng bằng Excel vẫn có rất nhiều hạn chế nhất định. Vì vậy, để hiểu rõ và cũng như đánh giá mức độ về phương pháp này bạn cần phải biết cả những điều này. Hơn thế, trong kinh doanh quản lý bán hàng luôn là khâu rất quan trọng nên các công cụ được áp dụng đều cần phải xem xét một cách kỹ lưỡng.

+ Đòi hỏi kiến thức và kỹ năng sử dụng: Excel được xây dựng với chương trình là các bảng tính, nếu chỉ lưu trữ thông tin ở dạng cơ bản bạn sẽ không thể khai thác hết những chức năng hữu ích. Để sử dụng được các hàm tính để thuật tiện trong việc lưu trữ, tìm kiếm và theo dõi thông tin bạn buộc phải có kiến thức và kỹ năng sử dụng nhất định.

+ Nhập thủ công, dễ sai sót: Các data bạn nhập vào các file Excel được tiến hành hoàn toàn bằng cách thủ công. Như vậy việc nhập sai sót dữ liệu là điều rất dễ xảy ra, điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc các bạn tính toán, theo dõi data sau này. Nhất là đối với những ô liên quan đến các data số, chỉ cần nhập sai một số, dấu phẩy thì các kết quả sau sẽ đều sai hết.

+ Dễ mất số liệu: Vì Excel được thiết kế theo dạng bản offline và đây cũng là bảng được sử dụng rất nhiều, ngoài ra các bạn cũng có thể đẩy lên drive hoặc dùng Excel trực tiếp trên này. Tuy nhiên, việc bạn quản lý khâu bán hàng của mình bằng Excel vẫn rất dễ xảy ra tình trạng bị mất số liệu.

+ Khó tích hợp các tính năng, phần mềm khác: Hiện nay nhằm tối ưu quy trình quản lý bán hàng hiện nay ngoài việc lưu trữ thông tin đơn thuần, khi quy mô mở rộng việc tính hợp các tính năng, phần mềm khác luôn là yêu cầu thiết yếu. Ví dụ như tính hợp tính năng giao hàng để theo dõi các thông tin báo cho khách hàng. Chủ yếu, Excel thiên về quản lý đơn hàng, kho hàng, thông tin nhiều hơn.

+ Tìm kiếm đơn hàng, in hóa đơn phức tạp: Như đã nói ở trên để tìm kiếm data nhanh chóng bạn cần am hiểu về các thuật toán, hàm tính Excel. Ngoài ra, do không thể kết nối trực tiếp với các thiết bị phần cứng nên việc in hóa đơn rất phức tạp.

+ Không thể giải quyết được lượng thông tin lớn: Khi số lượng đơn hàng ngày càng lớn, số lượng mặt hàng ngày càng mở rộng. Nếu quản lý bán hàng bằng Excel bạn sẽ thấy rằng việc xử lý một lượng thông tin lớn bao giờ cũng gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian hơn.

4/ Cách quản lý bán hàng bằng Excel có thực sự hiệu quả không?

Việc áp dụng Excel vào quản lý bán hàng cũng như các công đoạn khác trong kinh doanh ắt hẳn đã không còn là gì xa lạ. Nhất là đối với những khâu như kế toán thì việc sử dụng Excel là điều gần như là thiết yếu. Dù đã có mặt từ “lâu đời” nhưng cho đến nay chương trình bảng tính này vẫn chưa hề lỗi mốt chút nào. Không phủ nhận rằng, khi áp dụng vào quy trình quản lý bán hàng thì công cụ này vẫn xuất hiện rất nhiều hạn chế khó có thể khắc phục được. 

Tuy nhiên, ở những góc độ khác Excel vẫn là phương án được nhiều nhà quản lý, kinh doanh đánh giá rất cao về mức độ hiệu quả. Nhất là đối với những cá nhân, tập thể trước đó đang quản lý bán hàng bằng các phương thức truyền thống sẽ nhận ra rất rõ mức độ hiệu quả của chương trình này. Cùng lúc Excel có thể giúp bạn quản lý được rất nhiều khâu trong quy trình bán hàng như số lượng mặt hàng, tồn kho, kiểm soát, thống kê xuất – nhập – tồn,… Quan trọng hơn cả là bản offline của nó là hoàn toàn miễn phí. Nếu như đối với những cá nhân, đơn vị đang muốn cắt giảm và tối ưu chi phí vận hành kinh doanh thì đây là một sự lựa chọn rất lý tưởng. Như vậy, quản lý bán hàng bằng Excel có hiệu quả hay không thực tế còn phải đặt trong những trường hợp cụ thể.

5/ Nguyên tắc khi quản lý bán hàng bằng Excel

Nếu như bạn muốn thử nghiệm hoặc áp dụng ngay cách quản lý quy trình bán hàng bằng Excel một cách hiệu quả. Đồng thời, có thể hạn chế được nhất những rủi ro có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng, bạn cần phải tuân thủ đầy đủ những nguyên tắc quan trọng dưới đây:

Nguyên tắc 1 – Nhập thông tin khách hàng, sản phẩm một lần duy nhất: Vì các file Excel có thể liên kết với nhau và còn liên quan đến việc tìm kiếm, tính toán các số liệu sau này của bạn. Để hạn chế việc trùng đơn hàng, mặt hàng,… các thông tin liên quan bạn chỉ nhập một lần duy nhất mà thôi. Điều này sẽ giúp việc điều chỉnh và tìm kiếm thông tin sau này dễ dàng hơn.

Nguyên tắc 2 – Mã hóa thông tin: Để quản lý tốt hơn bạn hãy mã hóa thông tin được lưu trữ trên Excel của mình. Điều này sẽ giúp các thông tin hiển thị một cách đơn giản, dễ quan sát và tìm kiếm, theo dõi được nhanh chóng.

Nguyên tắc 3 – Cập nhật thường xuyên: Để tránh việc sai sót cũng như data quá nhiều, bạn nên lập riêng một file để thống kê về số lượng đơn hàng. Từ đó, nếu có mặt hàng mới bạn chỉ cần cập nhật thường xuyên thì sẽ ít bị nhầm lẫn mà cũng dễ kiểm soát.

6/ Nên áp dụng quản lý bán hàng bằng Excel khi nào?

Sử dụng Excel để quản lý bán hàng chỉ thực sự phát huy hết hiệu quả khi được sử dụng “đúng người – đúng lúc” mà thôi. Đơn giản rằng, trong kinh doanh có rất nhiều mô hình, chiến lược bán hàng được đánh giá cao về mức độ hiệu quả mang lại doanh thu tốt. Tuy nhiên, cùng một mô hình, chiến lược không phải có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp là đều mang đến một kết quả giống nhau. Và việc sử dụng chương trình bảng tính này cũng vậy. Theo đó, nên áp dụng quản lý bán hàng bằng Excel vào các trường hợp cụ thể như sau:

•    Hộ kinh doanh, công ty, doanh nghiệp mới thành lập: Khi mới bắt đầu thành lập, kinh doanh lượng thông tin, data vẫn còn rất ít hơn thế số nguồn vốn cũng chưa thực sự có thể thoải mái để đầu tư vào những phần mềm, công cụ mất phí quá nhiều. Vì vậy, sử dụng Excel để quản lý bán hàng là sự lựa chọn tối ưu nhất lúc này.

•    Hộ kinh doanh, công ty, doanh nghiệp quy mô nhỏ: Dù hoạt động lâu nhưng với quy mô nhỏ thì lượng thông tin, data đối với các hộ kinh doanh, công ty, doanh nghiệp quy mô nhỏ cũng là không nhiều và cũng không quá phức tạp. Nếu tính cấp thiết không yêu cầu quá cao thì sử dụng Excel vẫn rất hợp lý.

7/ Trường hợp nào không nên quản lý bán hàng bằng Excel?

Hai trường hợp trên khi sử dụng Excel để quản lý bán hàng bạn sẽ nhận được rất nhiều lợi ích. Tuy nhiên nếu rơi vào 3 trường hợp dưới đây thì có lẽ bạn cần phải tìm kiếm một giải pháp khác để quy trình quản lý bán hàng của mình được trở nên tối ưu nhất.

•    Công ty, doanh nghiệp có lượng khách hàng lớn: Với lượng khách hàng lớn thì các thông tin đi kèm cần quản lý chắc chắn sẽ gia tăng theo thời gian. Trong khi đó, Excel khó có thể giải quyết một lượng thông tin lớn mà sau đó việc tìm kiếm, kiểm soát hay theo dõi cũng rất phức tạp mất nhiều công sức.

•    Công ty, doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô: Trong tương lai nhà quản trị muốn mở rộng quy mô khi thị phần giành được ngày càng nhiều hơn. Đương nhiên, lúc này mọi khâu quản lý đều sẽ cần phải được tối ưu một cách tốt nhất. Nếu không khi mở rộng quy mô sẽ không thể đáp ứng kịp thời và gặp nhiều sự trục trặc.

•    Nhà quản trị, quản lý muốn theo dõi trực tiếp: Muốn theo dõi, kiểm soát data trên Excel bạn cần phải tiến hành rất nhiều thao tác. Chỉ cần một thao tác sai là đã phải chỉnh sửa và làm lại từ đầu, trong khi đó các nhà quản trị, quản lý sẽ không thể theo dõi một cách trực tiếp nhất.

8/ Giải pháp tuyệt vời trong quản lý bán hàng hiện nay

Kinh doanh trong thời đại kinh tế hiện đại, công nghệ 4.0 bùng nổ luôn cho phép chúng ta tiếp cận với những nền tảng, công cụ tiện ích nhất. Nếu như các phương án quản lý bán hàng bằng sổ sách, giấy tờ hay thậm chí Excel vẫn còn khiến nhiều người phải băn khoăn, suy nghĩa thì bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm một giải pháp mới. Và giải pháp được rất nhiều công ty, doanh nghiệp đang áp dụng cho mình chính là các phần mềm quản lý bán hàng với sự tích hợp của rất nhiều tính năng, công cụ hỗ trợ tối ưu nhất trong từng khâu vận hành.

Những phần mềm quản lý bán hàng này ngày càng trở nên phổ biến hơn cả, ngay cả các hộ kinh doanh cũng sử dụng rất nhiều cho cửa hàng của mình. Nó cũng không yêu cầu bạn cần phải thuộc lòng những thuật toán, hàm tính phức tạp như Excel. Chỉ cần một vài lần hướng dẫn, thực hiện bạn đã có thể thuộc lòng các thao tác tiến hành. Hơn thế, với những phần mềm trả phí mọi thứ sẽ được hướng dẫn, hỗ trợ từ A – Z của các đơn vị cung ứng. Vấn đề bảo mật data cũng trở nên nghiêm ngặt hơn, bạn có thể quản lý công việc của mình tại bất kì đâu thông qua những chiếc điện thoại thông minh, máy tính bảng.

Ngoài ra, nhà quản trị, quản lý có thể theo dõi mọi hoạt động bán hàng một cách trực quan và nhanh chóng nhất. Giám sát được tình hình, hiệu suất làm việc của từng nhân viên một. Ngoài ra, bạn có thể kiểm soát được tình hình kho hàng, kế toán, vận đơn,… một cách chính xác nhất. Cùng với đó, ở mỗi một phần mềm còn rất nhiều tính năng khác giúp mang đến những trải nghiệm sử dụng đầy hữu ích cho quy trình này của bạn.

Sử dụng Excel để quản lý bán hàng có thể sẽ là một sự lựa chọn rất hợp lý đối với mô hình kinh doanh của bạn lúc này hoặc cũng có thể là ngược lại. Cách quản lý bán hàng bằng Excel tuy rằng đã không còn xa lạ gì, nhưng mỗi nhà quản trị, quản lý cần phải tìm hiểu và đánh giá một cách kỹ lưỡng. Mỗi một phương án đều sẽ chỉ phát huy được hiệu quả khi nó thực sự phù hợp nhất với quy mô, mô hình kinh doanh của bạn mà thôi.