Deadline cho biết khi nào công việc phải hoàn thành. Nhưng nếu không biết ai chịu trách nhiệm, một công việc vẫn có thể bị bỏ quên, chậm tiến độ hoặc chuyển qua lại giữa nhiều người.
Một công việc có deadline vẫn có thể bị “bỏ trống”
Hãy thử hình dung một quản lý giao:
“Hoàn thành báo cáo trước thứ Sáu.”
Deadline đã có.
Nhưng ai làm?
Nếu câu trả lời là “phòng kinh doanh”, công việc vẫn chưa thực sự rõ.
Trong phòng có 5 người. Ai phụ trách chính? Ai tổng hợp? Ai kiểm tra? Ai gửi báo cáo?
Đến gần deadline, mọi người mới bắt đầu hỏi nhau.
Đây là lý do giao việc không chỉ cần deadline mà còn cần trách nhiệm rõ ràng.
Một công việc cần nhìn được 4 thông tin
1. Việc gì cần làm?
Nội dung công việc phải đủ cụ thể để người nhận biết chính xác kết quả cần tạo ra.
“Xử lý khách hàng” sẽ khác hoàn toàn với “gọi lại khách A và cập nhật kết quả tư vấn”.
2. Ai chịu trách nhiệm?
Có thể có nhiều người tham gia nhưng nên xác định một người phụ trách chính.
Người này không nhất thiết phải tự làm tất cả, nhưng cần là người theo công việc đến khi hoàn thành.
3. Khi nào phải xong?
Deadline giúp công việc có thời hạn rõ ràng.
Không có deadline, những việc không quá cấp bách rất dễ bị đẩy xuống sau những việc phát sinh khác.
4. Công việc đang ở đâu?
Một deadline chỉ cho biết thời điểm kết thúc.
Quản lý còn cần biết công việc đang:
Chưa làm → Đang làm → Chờ xử lý → Đã hoàn thành
Nếu chỉ kiểm tra khi đến deadline, quản lý rất khó phát hiện sớm một công việc đang có nguy cơ chậm.
Vì sao quản lý bằng chat dễ phát sinh vấn đề?
Chat phù hợp để trao đổi nhanh.
Nhưng khi số lượng công việc tăng, một tin nhắn giao việc có thể nhanh chóng bị đẩy xuống bởi hàng chục tin nhắn mới.
Sau vài ngày, muốn kiểm tra lại công việc, quản lý phải tìm trong lịch sử trò chuyện.
Nếu người phụ trách nghỉ hoặc không phản hồi, lại phải hỏi người khác.
Cách làm này tạo ra một vòng lặp:
Giao việc → tìm tin nhắn → hỏi tiến độ → nhắc việc → kiểm tra lại.
Thời gian quản lý bị tiêu tốn cho việc theo dõi thay vì xử lý những vấn đề quan trọng hơn.
TUHA Work quản lý công việc theo hướng rõ người, rõ việc
TUHA Work cho phép doanh nghiệp đưa công việc ra khỏi những cuộc trò chuyện rời rạc và quản lý tập trung.
✔️ Giao việc cho đúng người
Mỗi công việc có người phụ trách cụ thể, hạn chế tình trạng cả nhóm đều nhìn thấy nhưng không ai thực sự nhận việc.
✔️ Đặt deadline
Người thực hiện biết thời hạn. Người quản lý có cơ sở để theo dõi tiến độ.
✔️ Theo dõi trạng thái
Không cần chờ đến cuối tuần mới hỏi. Quản lý có thể kiểm tra công việc đang được xử lý đến đâu.
✔️ Lưu thông tin cùng công việc
Bình luận, file và trao đổi liên quan có thể được tập trung tại công việc thay vì nằm rải rác ở nhiều cuộc trò chuyện.
Giao việc rõ ràng giúp quản lý giảm việc “hỏi tiến độ”
Một hệ thống quản lý công việc tốt không phải để quản lý kiểm soát nhân viên từng phút.
Mục tiêu là để thông tin cần thiết tự hiển thị:
Việc gì đang làm → Ai đang làm → Đã đến đâu → Khi nào phải xong.
Khi những thông tin này rõ ràng, quản lý không cần liên tục hỏi:
“Việc này ai làm?”
“Xong chưa?”
“Đang ở đâu?”
“Bao giờ xong?”
Thay vào đó, thời gian có thể được dành cho việc xử lý những vấn đề thực sự cần quyết định.
Deadline giúp công việc có điểm kết thúc. Người chịu trách nhiệm giúp công việc có người đưa nó đến điểm kết thúc. Quản lý hiệu quả cần cả hai.
