Khi số lượng đơn hàng tăng mạnh, tuyển thêm nhân sự không phải lúc nào cũng là lời giải duy nhất. Trước khi mở rộng đội ngũ, doanh nghiệp cần xác định phần công việc nào thực sự cần thêm người và phần nào có thể được tối ưu bằng hệ thống.
Đơn tăng gấp đôi có nhất thiết phải tuyển thêm người?
Giả sử một shop đang xử lý 300 đơn mỗi ngày với 10 nhân viên.
Sau một chiến dịch bán hàng, số đơn tăng lên 600 đơn.
Phản ứng đầu tiên có thể là:
“Cần thêm 10 người.”
Nhưng liệu có nhất thiết?
Câu hỏi quan trọng hơn là:
Khối lượng công việc thực tế có tăng gấp đôi hay chỉ số lượng đơn tăng gấp đôi?
Hai điều này không hoàn toàn giống nhau.
Nếu mỗi đơn đều phải nhập dữ liệu thủ công, kiểm tra bằng nhiều file, hỏi trạng thái qua nhóm chat và tổng hợp báo cáo bằng tay, nhân sự chắc chắn sẽ nhanh chóng quá tải.
Nhưng nếu một phần lớn những công việc đó được hệ thống hóa, cùng một đội ngũ có thể xử lý khối lượng lớn hơn đáng kể.
Không phải mọi giờ làm việc đều tạo ra giá trị như nhau
Trong một ngày làm việc, nhân viên không chỉ dành thời gian cho việc bán hàng hoặc xử lý khách hàng.
Có thể có rất nhiều thời gian dành cho:
- Tìm kiếm thông tin.
- Nhập lại dữ liệu.
- Kiểm tra trạng thái.
- Chuyển thông tin giữa các bộ phận.
- Tổng hợp báo cáo.
- Theo dõi deadline.
- Hỏi đồng nghiệp về tiến độ.
- Xử lý những sai sót phát sinh từ quy trình thủ công.
Những hoạt động này vẫn tiêu tốn nhân sự.
Nhưng chúng không nhất thiết tạo ra thêm giá trị tương ứng.
Vì vậy, khi đơn hàng tăng, việc đầu tiên không nên chỉ là hỏi:
“Cần tuyển bao nhiêu người?”
Mà nên hỏi:
“Đội ngũ đang mất thời gian vào đâu?”
Một quy trình chưa tối ưu có thể khiến doanh nghiệp phải tuyển người sớm hơn
Hãy hình dung một đơn hàng đi qua 5 bước.
Ở mỗi bước, nhân viên phải nhập hoặc kiểm tra lại thông tin.
Một đơn có thể chỉ mất thêm vài phút.
Nhưng nếu có 500 đơn mỗi ngày, vài phút đó được nhân lên thành hàng chục giờ làm việc.
Khi đó, doanh nghiệp có hai lựa chọn:
Cách 1: Tuyển thêm người để tiếp tục xử lý quy trình cũ.
Cách 2: Tối ưu quy trình để giảm lượng công việc thủ công.
Nếu chỉ chọn cách 1, chi phí nhân sự sẽ tăng theo số lượng đơn.
Trong khi đó, cách 2 giúp doanh nghiệp tạo ra khả năng xử lý tốt hơn với cùng nguồn lực.
Scale tốt là khi năng suất tăng nhanh hơn chi phí
Một doanh nghiệp có khả năng scale tốt không nhất thiết là doanh nghiệp có nhiều nhân viên.
Đó là doanh nghiệp có thể tăng sản lượng mà chi phí vận hành không tăng cùng tỷ lệ.
Ví dụ đơn hàng tăng 100%.
Nếu chi phí nhân sự cũng tăng 100%, doanh nghiệp đang mở rộng bằng cách tăng nguồn lực.
Nhưng nếu đơn hàng tăng 100% trong khi nhu cầu tăng nhân sự chỉ tăng 20–30%, điều đó cho thấy năng suất vận hành đã được cải thiện.
Hệ thống chính là một trong những yếu tố tạo ra khả năng này.
Những công việc nên được hệ thống hóa trước khi nghĩ đến tuyển thêm người
Không phải công việc nào cũng có thể tự động hóa.
Nhưng có những nhóm công việc rất phù hợp để đưa vào hệ thống.
Quản lý dữ liệu đơn hàng
Thông tin đơn nên được cập nhật một lần và sử dụng xuyên suốt quy trình.
Theo dõi trạng thái
Đội ngũ không nên phải hỏi nhau để biết đơn đang ở đâu.
Phân công công việc
Mỗi người cần biết mình đang phụ trách phần nào.
Theo dõi tiến độ
Người quản lý cần nhìn được công việc đang ở đâu thay vì chờ đến cuối ngày mới hỏi.
Báo cáo
Những thông tin đã có trong hệ thống không nên phải mất nhiều giờ để tổng hợp lại thủ công.
TUHA và TUHA Work có thể đóng vai trò gì?
Phần mềm quản lý bán hàng TUHA giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu và quy trình liên quan đến hoạt động bán hàng, từ đó giảm sự phụ thuộc vào các phương thức quản lý rời rạc.
Trong khi đó, TUHA Work hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức công việc, giao việc và theo dõi tiến độ của đội ngũ.
Khi dữ liệu bán hàng và công việc vận hành được tổ chức tốt hơn, người quản lý có thể nhìn rõ:
Đội ngũ đang làm gì → ai phụ trách → tiến độ ra sao → phần nào đang bị nghẽn.
Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp bắt đầu tăng quy mô.
Đừng dùng nhân sự để giải quyết vấn đề của hệ thống
Tuyển thêm người là cần thiết khi doanh nghiệp thực sự thiếu nguồn lực.
Nhưng nếu nguyên nhân quá tải đến từ quy trình thiếu hệ thống, việc tuyển thêm người chỉ giải quyết được phần ngọn.
Ví dụ:
Nếu nhân viên mất 2 giờ mỗi ngày để tổng hợp dữ liệu thủ công, tuyển thêm một người để làm báo cáo không giải quyết được vấn đề gốc.
Doanh nghiệp vẫn đang có một quy trình tiêu tốn nguồn lực.
Cách tốt hơn là xem xét:
Có thể tổ chức lại dữ liệu không?
Có thể chuẩn hóa quy trình không?
Có thể đưa việc theo dõi lên hệ thống không?
Có thể giảm số bước thủ công không?
Khi nào thực sự cần tuyển thêm người?
Điều này không có nghĩa doanh nghiệp không nên tuyển.
Khi số lượng khách hàng, đơn hàng và công việc thực sự vượt quá năng lực xử lý của đội ngũ, bổ sung nhân sự là cần thiết.
Nhưng quyết định tuyển nên dựa trên năng lực vận hành thực tế, thay vì chỉ dựa trên số lượng đơn.
Một quy trình tốt cần giúp xác định rõ:
- Đang thiếu người ở khâu nào?
- Khâu đó cần bao nhiêu nguồn lực?
- Công việc nào có thể tối ưu?
- Công việc nào bắt buộc cần con người?
- Nếu tuyển thêm, nhân sự mới sẽ tạo thêm giá trị ở đâu?
Tăng trưởng bền vững không phải cứ nhiều đơn là nhiều người
Có một giới hạn mà mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt:
Nếu mỗi lần doanh thu tăng đều phải tuyển thêm người tương ứng, chi phí vận hành sẽ tăng rất nhanh.
Do đó, bài toán dài hạn không chỉ là:
“Làm sao có thêm đơn?”
Mà còn là:
“Làm sao xử lý thêm đơn mà không khiến hệ thống trở nên nặng nề hơn?”
Đó chính là bài toán của khả năng scale.
Doanh nghiệp tăng trưởng tốt không phải vì có nhiều người hơn.
Mà vì hệ thống giúp mỗi người xử lý được nhiều giá trị hơn.
