Quản lý đơn hàng và những khó khăn khi bạn chậm “cải tiến”

Trong thời đại phát triển của công nghệ số, đã có rất nhiều giải pháp quản lý đơn hàng được ra đời nâng cao hiệu suất làm việc một cách tối đa nhất. Điều này có thể thay thế cho các phương pháp truyền thống luôn khiến chúng ta gặp vô vàn khó khăn trước đó.

1/ Quản lý đơn hàng là gì?

Khái niệm đầu tiên được chúng tôi đưa ra và cũng là câu hỏi được nhiều người thắc mắc, quan tâm lúc này “Quản lý đơn hàng là gì?”. Trong tổng thể quá trình kinh doanh, phân phối sản phẩm thì quản lý đơn hàng là khâu được bắt đầu từ lúc tiếp nhận thông tin đơn hàng của khách đến nhà cung ứng. Khi tiếp nhận được thông tin, nhà cung ứng sẽ bắt đầu xử lý đơn hàng tiếp tục với từng khâu cụ thể là lên đơn, đóng đơn, vận chuyển và quản lý kho hàng.

Quy trình này sẽ được diễn ra theo một trình tự nhất định để đảm bảo việc bán hàng luôn được tiến hành một cách khoa học, hàng hóa được giao đến tay đúng khách hàng, đúng lịch hẹn. Ngoài ra, trong suốt quá trình quản lý đơn hàng nếu phát sinh ra các tình huống khác như vận chuyển chậm chễ, hoàn hàng sẽ đều được giải quyết và quản lý một cách chặt chẽ để tránh tình trạng xót đơn, hàng hóa thất thoát. Đối với những doanh nghiệp, những nhà sản xuất lớn thì phần lớn họ sẽ không bán hàng trực tiếp cho khách mà sẽ phân phối đến các nhà bán lẻ, đại lý của mình.

Lúc này, tính phức tạp trong việc quản lý đơn hàng cũng sẽ được nâng lên. Bởi lúc này liên quan đến số lượng lớn, các vấn đề khác nhau trong suốt quá trình phân phối hàng hóa của mình. Thêm vào đó, kèm theo còn kèm theo các chứng từ liên quan như hóa đơn, đơn hàng thay đổi, bảng báo giá,… Điều này bắt buộc các doanh nghiệp cần phải thay đổi và không ngừng nâng cao hiệu quả trong việc quản lý đơn hàng của mình để phù hợp với nhu cầu phát triển và thực tế thị trường.

2/ Nhân viên quản lý đơn hàng là gì?

Nhân viên quản lý đơn hàng hay còn được biết đến với tên tiếng Anh là Merchandiser, được biết đến là công việc đang có nhu cầu rất cao trên thị trường được nhiều công ty, doanh nghiệp tuyển dụng. Vậy nhân viên quản lý đơn hàng là gì? Thông qua khái niệm trên chúng ta hoàn toàn có thể trả lời được câu hỏi này một cách nhanh chóng. Theo đó, vị trí công việc này sẽ đảm nhận các công việc liên quan đến quản lý đơn việc, chịu trách nhiệm từ lúc tiếp nhận thông tin đơn hàng cho đến khi sản phẩm đến tay khách hàng.

Có lẽ một câu nói này vẫn khó có thể giải thích được cho các bạn biết rõ được công việc của quản lý đơn hàng là gì. Thực tế, tùy vào các nhà bán, bán buôn hoặc mô hình kinh doanh mà công việc của nhân viên quản lý đơn hàng sẽ có sự thay đổi nhất định. Thậm chí, họ còn có thể phải quản lý vấn đề tồn kho, quảng bá sản phẩm,… Thông thường, các công việc của nhân viên quản lý đơn hàng sẽ phải thực hiện là.

•    Tiếp nhận thông tin, xử lý các đơn hàng cho khách, đơn vị bán lẻ.
•    Theo dõi phản hồi của khách hàng, đàm phán, thương lượng về hợp đồng.
•    Làm việc với các phòng ban liên quan để đảm bảo chất lượng, thời gian giao đơn hàng.
•    Tham gia vào quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng hàng mẫu trước khi gửi đến khách hàng.
•    Lên kế hoạch và tính toán các chi phí liên quan đến hàng hóa.
•    Báo cáo công việc cụ thế lên cấp trên quản lý.
•    …

3/ Vai trò của nhân viên trong quản lý đơn hàng

Không phải ngẫu nhiên mà Merchandiser luôn là một trong những ngành rất HOT với mức lương đầy hấp dẫn và được các doanh nghiệp, công ty đánh giá cao. Chúng ta biết được rằng, quản lý đơn hàng là một khâu rất quan trọng trong tổng thể quá trình phân phối sản phẩm. Như vậy, những nhân viên đảm nhận các công việc này chính là người sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp. Có thể ví rằng nhân viên quản lý đơn hàng chính là cầu nối giữa khách hàng và nhà sản xuất. Ngay cả khi họ không tham gia vào quá trình sản xuất hàng hóa trực tiếp.

Nhưng mỗi một cá nhân này sẽ là một mắt xích kết nối và điều phối quy trình phân phối được hiệu quả nhất. Thậm chí hiệu suất làm việc của họ còn ảnh hưởng rất nhiều đến doanh thu, không chỉ là ở các cửa hàng mà còn là cả một doanh nghiệp. Tùy từng vào vị trí công việc, đặc thù kinh doanh mà nhân viên quản lý đơn hàng còn có những vai trò quan trọng khác nhau. Bởi ở nhiều doanh nghiệp, các trưởng bộ phận hoặc leader còn làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nguyên vật, liệu, bộ phận sản xuất, kỹ thuật để đảm bảo về hàng hóa trước khi đưa đến tay người tiêu dùng.

4/ Quy trình quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng là tổng thể một quy trình được diễn ra theo từng khâu rất cụ thể, để có thể đảm bảo được tính vận hành xuyên suốt từ lúc tiếp nhận đơn cho đến khi sản phẩm đến tay khách hàng. Để tránh quá trình này gặp trục trặc và ảnh hưởng đến nhiều bộ phận khác nhau cũng như thời gian nhận hàng hóa của khách hàng thì quy trình quản lý đơn hàng sẽ được tiến hành theo 5 bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin đơn hàng

Khi khách hàng đặt đơn hàng, lúc này cần tiếp nhận và xử lý các thông tin cần thiết như thông báo đặt đơn thành công, thanh toán hay địa chỉ giao hàng. Trong trường hợp, bạn kinh doanh trên nhiều kênh khác nhau, các thông tin xử lý đều phải cần cụ thể hóa, đồng bộ để có thể xử lý một cách nhanh chóng và chính xác. 

Bước 2: Lên đơn hàng cụ thể

Khi đã xử lý các thông tin được tiếp nhận, lúc này việc lên đơn sẽ được chuyển đến trực tiếp bộ phận kho hàng để xử lý. Dựa vào thông tin mà bạn đã xử lý, các nhân viên kho hàng sẽ lên đơn cụ thể, chọn sản phẩm theo các yêu cầu chi tiết. Trong trường hợp hàng hóa thuộc danh mục đã hết sẽ phải được giải quyết từ ngay bước đầu tiên.

Bước 3: Tiến hành đóng gói hàng hóa

Sau khi đã lựa chọn và kiểm tra lại các thông tin xem đã chính xác chưa, bước tiếp theo chính là đóng gói hàng hóa. Tùy theo mặt hàng sẽ có các phương thức đóng gói khác nhau để đảm bảo hàng hóa khi đến tay khách còn nguyên vẹn, chất lượng, không bị hư hỏng gì. Ngoài ra, điều này giúp việc vận chuyển cũng được dễ dàng hơn.

Bước 4: Giao hàng cho khách

Lúc này nhân viên sẽ chuyển hàng hóa đến các điểm nhận hàng hoặc nếu số lượng lớn có thể yêu cầu các đơn vị vận chuyển đến lấy trực tiếp. Còn nếu như bạn có bộ phận giao hàng riêng thì chỉ cần chuyển tiếp đến các nhân viên của mình để xử lý là được. Ngoài ra, nếu ban đầu khách hàng đã chọn đơn vị vận chuyển thì cần phải xử lý việc giao hàng theo thông tin này.

Bước 5: Theo dõi trạng thái đơn hàng và hỗ trợ sau mua

Trong suốt quá trình giao hàng cần theo dõi trạng thái liên tục để đảm bảo về tiến độ cũng như xử lý kịp thời các tình huống phát sinh. Sau khi sản phẩm đã được giao đến tay khách hàng cần tiến hành dịch vụ hỗ trợ sau mua một cách tận tình nhất.

5/ Cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất

Các doanh nghiệp, công ty luôn hiểu rất rõ tầm quan trọng và mức độ ảnh hưởng của từ việc quản lý đơn hành như thế nào. Nếu việc quản lý không tốt sẽ mang đến rất nhiều hệ lụy, vì vậy cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất luôn là những điều được nhà quản lý, kinh doanh quan tâm và tìm kiếm. Tùy vào từng đặc thù lĩnh vực, mô hình và quy mô kinh doanh mà mỗi một đơn vị sẽ có cách quản lý khác nhau. Nhưng để đảm bảo về hiệu quả nhất tối thiểu phải tuân thủ đầy đủ 4 nguyên tắc dưới đây.

Nhập dữ liệu cho một đơn hàng chỉ nhập một lần duy nhất

Việc nhập dữ liệu đơn hàng nhiều lần, chỉnh sửa, sao chép hoàn toàn có thể khiến các thông tin bị “tam sao thất bản”. Trong khi đó, data đơn hàng chính là căn cứ để tiến hành các khâu xuyên suốt trong quy trình quản lý đơn hàng. Vì vậy, khi nhập dữ liệu cho đơn hàng hãy nhớ chỉ nhập một lần duy nhất. Cách tốt nhất thường được áp dụng chính là để khách hàng tự điền các thông tin. Sau đó hệ thống sẽ lưu trữ, phân tích và truyền đi các bộ phận cần thiết, tạo thành một chuỗi thông tin chính xác nhất.

Tự động hóa trong xử lý đơn hàng

Trước khi khâu xử lý đơn hàng gần như được hoạt động dựa vào sức người là chính, điều này khiến năng suất làm việc không cao và vẫn có nhiều sai sót xảy ra. Chính vì vậy, các doanh nghiệp hiện nay gần như đều áp dụng tự động hóa trong xử lý đơn hàng. Tất cả các thông tin sẽ được xử lý trên hệ thống một cách chính xác nhất. Điều này sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, xảy ra các lỗi đơn hàng, tránh chồng chéo chức năng các bộ phận liên quan với nhau.

Đơn hàng luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ khách hàng

Sau khi đặt đơn hàng, khách hàng vẫn luôn muốn được biết thông tin đơn hàng của mình đã được xử lý đến đâu và đã được giao hay chưa. Vì vậy, hệ thống quản lý đơn hàng của bạn cần phải luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ khách hàng từ lúc đặt đơn cho đến khi đơn hàng được giao đến họ. Nếu như doanh nghiệp đảm bảo được vấn đề này tốt, thay vì khách hàng phải tự mò mẫm từ tìm hiểu sẽ “ghi điểm” rất cao về chất lượng dịch vụ.

Tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan khác

Để hỗ trợ quá trình đặt hàng của khách hàng được tốt ưu nhất, đồng thời để giúp họ có được những sự lựa chọn ưng ý nhất thì hệ thống đặt hàng của bạn nên có sự liên kết với các hệ thống liên quan khác. Các hệ thống liên quan này sẽ cung cấp các thông tin cần thiết như mô tả chi tiết sản phẩm, chính sách mua sắm, vận chuyển, các đợt khuyến mại,… Tuy nhiên, thông tin trên các hệ thống này cần đồng nhất, chính xác để từ lúc đặt đơn cho đến các bước xử lý, quản lý kho hàng, doanh thu được đảm bảo nhất.

6/ Những khó khăn khi quản lý đơn hàng bằng cách truyền thống

Quản lý đơn hàng đóng một vai trò rất quan trọng trong kinh doanh, đây là điều mà có lẽ không một ai có thể phủ nhận được. Tuy nhiên, theo thời gian phương thức quản lý được nhiều người lựa chọn trước kia đã dần trở nên lạc hậu và được xếp vào truyền thống, cách quản lý cũ. Nhưng trên thực tế vẫn có rất nhiều doanh nghiệp cho đến nay vẫn quản lý đơn hàng bằng cách truyền thống như dùng sổ sách hay file Excel.

Có thể vì doanh nghiệp ngại “cải tiến”, quá quen thuộc với cách làm cũ từ trước đến nay hoặc các doanh nghiệp, công ty mới thành lập, quy mô vẫn còn nhỏ. Tuy nhiên, nếu càng phát triển mà vẫn sử dụng cách truyền thống thì doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều vấn đề, khó khăn. Điển hình nhất phải đề cập đến một số vấn đề nan giải này.

Thất thoát hàng hóa, data: Nếu không có quy trình quản lý đơn hàng khoa học ngay từ đầu sẽ thì việc thất thoát hàng hóa, data gần như là điều không tránh khỏi. Bởi khi đơn ít bạn có thể quản lý bằng các cách thủ công vẫn có thể kiểm soát tốt. Nhưng khi đơn ngày càng tăng, trong khi quy trình này lại có rất nhiều khâu thì các sai sót sẽ xảy ra nhiều hơn. Lưu trữ bằng sổ sách lại càng dễ bị mất, hỏng vì nhiều lý do khác nhau.

Chi phí trả cho nhân sự ngày càng tăng: Quản lý đơn hàng bằng cách truyền thống đồng nghĩa với việc bạn sẽ cần nhiều nhân sự hơn, để công việc tốt thì lại cần những người có chuyên môn cao, kinh nghiệm nhiều. Như vậy,chi phí trả cho nhân sự đảm nhận sẽ tăng dần theo thời gian nhất định.

Mất khách: Đây chính là hệ lụy gây ảnh hưởng nghiêm trọng nhất, quản lý đơn hàng theo phương pháp thủy công sẽ mất nhiều thời gian hơn, sai sót xảy ra cũng nhiều hơn. Nhưng vậy điều này sẽ ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm của khách hàng, rất có thể sau một lần mua họ sẽ không muốn tiếp tục đặt hàng chỗ bạn nữa.

7/ Lợi ích không ngờ khi quản lý đơn hàng bằng phần mềm

Thời đại công nghệ số phát triển, có rất nhiều các phần mềm được ra đời và một trong số đó chính là phần mềm quản lý đơn hàng được rất nhiều đơn vị phát triển. Không chỉ quản lý đơn hàng độc lập, nhiều phần mềm còn được tích hợp các tính năng bổ trợ giúp việc phân phối và quản lý bán hàng được trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. Quan trọng hơn cả, đây chính là giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả nhất ở thời điểm hiện tại thay cho các phương thức truyền thống trước kia.

Với nhiều người khi nghe nhắc đến phần mềm sẽ cảm thấy rất khó khăn, tuy nhiên khi được hướng dẫn và trải nghiệm sử dụng thì những điều này không còn là vấn đề. Ngược lại, sẽ cảm thấy việc quản lý đơn hàng bằng phần mềm vô cùng hiệu quả, thuận tiện và đảm bảo hơn rất nhiều. Nhất là khi, phương án này mang đến những lợi ích đầy ấn tượng.

•    Xử lý các thông tin đơn hàng một cách chính xác, nhanh chóng.
•    Tiết kiệm thời gian và chi phí một cách tối ưu nhất.
•    Chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu các sai sót có thể xảy ra.
•    Chủ động về số liệu kinh doanh, nâng cao hiệu quả quản lý.
•    Quản lý hiệu quả các nguồn lực.
•    Nâng cao trải nghiệm tốt cho khách hàng.
•    Quản lý tỷ lệ hoàn huỷ thành công của đơn hàng một cách chính xác.
•    Quản lý kho vận chi tiết từng sản phẩm xuất theo ngày theo tháng.

Quản lý đơn hàng là một công việc vô cùng quan trọng, ảnh hưởng rất nhiều đến công việc kinh doanh của mọi doanh nghiệp, công ty. Dù hoạt động lâu năm, quy mô lớn hay vừa mới hoạt động thì đều cần phải đảm bảo quá trình được vận hành một cách khoa học và hiệu quả ngay từ đầu. Từ đó giảm thiểu thất thoát về hàng hóa, sai sót gây ảnh hưởng không tốt đến việc kinh doanh, tạo ấn tượng xấu trong mắt khách hàng.